Gestão de documentos: uma revisão sistemática de literatura sobre o tema no BrasilResumo
A Gestão de Documentos, entendida como base metodológica da Arquivologia, está fundamentada na sistematização e no planejamento das atividades que envolvem o ciclo de vida do documento arquivístico, desde sua produção até sua destinação final. Deste modo questiona-se: quais os principais problemas evidenciados nas discussões teóricas acerca da Gestão de Documentos no Brasil? O objetivo deste trabalho é caracterizar o panorama das pesquisas sobre Gestão de Documentos no Brasil, a partir da análise dos artigos científicos indexados na Base de Dados em Ciência da Informação. Trata-se de uma pesquisa de abordagem quali-quantitativa, natureza aplicada e caráter exploratório. Este estudo desenvolveu uma Revisão Sistemática de Literatura, complementada com uma abordagem bibliométrica, acerca da Gestão de Documentos, no cenário brasileiro. Foram recuperados 377 documentos, aderentes aos objetivos desta pesquisa, publicados no período de 2013 a 2024. Os resultados indicam um crescimento expressivo das produções científicas sobre a temática, principalmente entre os anos de 2016 a 2021, evidenciando sua articulação com outras áreas do conhecimento, tais como: mapeamento e modelagem de processos de negócios, sistemas de gestão da qualidade, processos de auditoria governamental, modelos de aferição do nível de maturidade em Gestão de Documentos, Tecnologias da Informação e Comunicação, Preservação Digital Sistêmica, entre outras. Essa integração interdisciplinar tem como finalidade qualificar e aprimorar, de forma contínua, as práticas arquivísticas no contexto organizacional, promovendo o acesso e o uso eficiente dos documentos arquivísticos, além de contribuir para a garantia de direitos sociais fundamentais.
Palavras-chave:
Arquivologia; gestão de documentos; produção científica; revisão sistemática de literatura; Brasil
Abstract
Records Management, understood as the methodological basis of Archival Science, is based on the systematization and planning of the activities that involve the life cycle of the archival document, from its production to its final destination. This raises the question: what are the main problems highlighted in theoretical discussions about document management in Brazil? The aim of this study is to characterize the panorama of research into Records Management in Brazil, based on an analysis of scientific articles indexed in the Information Science Database. This is a qualitative-quantitative study, applied in nature and exploratory features. This study developed a Systematic Literature Review complemented by bibliometric metrics on Records Management in the Brazilian scenario. A total of 377 documents were retrieved, which adhered to the objectives of this research, published between 2013 and 2024. The results indicate a significant growth in scientific productions on the subject, especially between 2016 and 2021, highlighting its articulation with other areas of knowledge, such as: mapping and modeling business processes, quality management systems, government auditing processes, models for measuring the level of maturity in Records Management, Information and Communication Technologies, Systemic Digital Preservation, among others. This interdisciplinary integration aims to continuously qualify and improve archival practices in the organizational context, promoting access to and efficient use of archival documents, as well as contributing to the guarantee of fundamental social rights.
Keywords:
Archival science; records management; scientific production; systematic review of the literature; Brazil
1 Introdução
A Arquivologia estabelece as diretrizes teóricas para a execução das atividades relacionadas aos arquivos, tanto no contexto das organizações administrativas quanto das instituições de arquivo. Segundo Heredia Herrera (2013), o objeto da Arquivologia contemporânea segue sendo duplo: os documentos de arquivo, enquanto informações registradas, seja em papel ou em meios eletrônicos, e todos os Arquivos, enquanto instituições. Contudo, há uma preferência pela atenção aos documentos em detrimento aos Arquivos, o que evidencia o protagonismo da Gestão de Documentos, que assume uma continuidade desde a produção dos documentos até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
No período pós-Segunda Guerra Mundial, o conceito de Gestão de Documentos, tradução do termo Records Management em inglês, começou a ser desenvolvido a partir de distintas abordagens. Em que pese a ampla discussão do tema ao longo das décadas seguintes, no cenário brasileiro, somente em 1988, com a promulgação da Constituição Federal, estabeleceu-se a sua obrigatoriedade na administração pública, vinculada à adoção de medidas que garantam o acesso à informação a todos que dela necessitem (Brasil, 1988).
Considerada um marco no ordenamento jurídico brasileiro voltado à Arquivologia, a Lei n. 8.159/1991 estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, atribuindo ao Estado a responsabilidade pela Gestão de Documentos e pela proteção especial de documentos de valor histórico. Essa legislação define Gestão de Documentos como um “[...] conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Brasil, 1991). Ademais, a referida Lei institui o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão central responsável pela formulação das políticas nacionais para os arquivos públicos e privados, incluindo as diretrizes voltadas à Gestão de Documentos em âmbito nacional.
Na perspectiva de Bernardes (2015), a concepção de uma política de Gestão de Documentos não é uma atividade simples. Requer um conjunto de estratégias e mecanismos de natureza organizacional, técnica e operacional, implementados de forma sistêmica, além da atuação integrada de diversos atores, o que no setor governamental, representa desafios muitas vezes complexos e de difícil superação. É preciso reconhecer também a importância de aspectos culturais e humanos, o que exige ações intensivas voltadas à capacitação e ao engajamento dos servidores, assim como à sensibilização de lideranças e gestores institucionais.
Diante do exposto, este trabalho apresenta a seguinte questão central: quais os principais problemas evidenciados nas discussões teóricas acerca da Gestão de Documentos no Brasil? Em busca de respostas para essa questão, definiu-se como objetivo geral caracterizar o panorama das pesquisas sobre Gestão de Documentos no Brasil, a partir da análise dos artigos científicos indexados na Base de Dados em Ciência da Informação (BRAPCI).
Para isso, no decorrer da pesquisa foram identificados os autores com maior produção científica sobre a temática, bem como seus artigos mais citados, para mapear a evolução do domínio. Posteriormente, se aplicaram métricas de publicações por ano, títulos de periódicos, criação de redes de autoria e coautoria, filiação dos autores e coocorrência de palavras-chave. Os resultados podem contribuir para disseminar o cenário dessa temática sob a lente da Ciência da Informação e da Arquivologia visando estimular novas reflexões.
A temática central deste estudo integra o escopo da tese de doutoramento em elaboração. O presente artigo está estruturado em cinco seções, incluindo esta Introdução. Na sequência, as Concepções teóricas da Gestão de Documentos, eixo de embasamento teórico da pesquisa; em seguida os Procedimentos Metodológicos que norteiam a execução do trabalho; a Apresentação e análise dos resultados. Por fim, as Considerações Finais com as Referências utilizadas.
2 Concepções teóricas da Gestão de documentos
O termo Gestão de Documentos consolidou-se a partir da segunda metade do século XX, especialmente no contexto pós-Segunda Guerra Mundial (1939-1945), em razão das dificuldades enfrentadas pelas administrações públicas dos Estados Unidos da América para lidar com o volume crescente de documentos produzidos em diferentes suportes. Nesse cenário, a informação passou a ser concebida como um recurso estratégico, cuja gestão e controle tornaram-se essenciais para enfrentar os desafios relacionados ao acesso, à guarda, à temporalidade e à destinação dos documentos arquivísticos.
Segundo Jardim (2015), as definições de Gestão de Documentos estão associadas aos termos utilizados para identificar objetos, ações e objetivos do campo de conhecimento. Com relação aos objetos, destacam-se: a produção, tramitação, classificação, uso, avaliação e arquivamento. A ação mais evidente é o controle. Quanto aos objetivos, os mais citados são a eficácia, a eficiência e a racionalização, além da preservação do patrimônio documental de interesse histórico-cultural, presente apenas na terminologia brasileira. Portanto, cabe ao arquivista promover as discussões e renovações, se necessárias, da prática de Gestão de Documentos.
Ao longo do tempo, o termo de Gestão de Documentos foi criado e recriado por diversas ‘tradições arquivísticas’ (Jardim, 2015), em virtude da especificidade de sua prática em diferentes países e organizações. No Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado pelo Núcleo Regional de São Paulo da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB), o verbete “gestão de documentos” é apresentado como o “Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos” (Camargo; Bellotto, 1996, p. 41).
A Gestão de Documentos no contexto arquivístico brasileiro desenvolveu-se sob a influência de correntes arquivísticas internacionais (Estadunidense, Canadense, Holandesa etc.), fundamentadas em um conjunto de atividades e funções que compõem o processo arquivístico, assim como: diagnóstico, identificação, classificação, avaliação, descrição, preservação e conservação e difusão. Apresenta-se no Quadro 1 uma síntese de cada um desses conceitos para subsidiar as discussões deste trabalho.
Na perspectiva de Indolfo (2012), fundamentada em Schellenberg (1974), a articulação entre a classificação e a avaliação constitui elemento essencial para o controle efetivo do ciclo de vida dos documentos, dos fluxos informacionais e do acesso às informações. Essa vinculação ultrapassa uma relação meramente técnica, configurando-se como um princípio estruturante da Gestão de Documentos, ao assegurar coerência entre a produção, o uso, a destinação e a preservação dos registros.
Para Rousseau e Couture (1998), o ciclo de vida dos documentos está no centro das intervenções do arquivista numa perspectiva arquivística global. Entretanto, as distintas abordagens sobre Gestão de Documentos, encontradas na literatura arquivística brasileira, tendem a privilegiar o documento em sua dimensão administrativa, vinculada ao valor primário, em detrimento de sua potencialidade como fonte histórica, associada ao valor secundário. Para Miranda e Marques (2023), essa perspectiva se pauta na adoção da Teoria das Três Idades que segmenta os arquivos em fases estanques: corrente, intermediária e permanente, desfavorecendo as dinâmicas da regra do acesso prevista na Lei de Acesso à Informação (LAI), Lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Brasil, 2011).
Em 1999, José Maria Jardim já destacava que o acesso à informação no Brasil encontrava-se comprometido tanto pela fragilidade da infraestrutura dos serviços arquivísticos quanto pelas práticas adotadas em relação ao tratamento dado a ela:
Seja nas instituições arquivísticas ou nos serviços arquivísticos, a ausência de padrões de gestão da informação, somada às limitações de recursos humanos, materiais e tecnológicos, resulta em deficiências no seu processamento técnico e acesso. [...]. Por outro lado, as restrições de consulta e as condições de acesso físico e intelectual dos arquivos limitam consideravelmente a sua utilização pelo administrador público e o cidadão (Jardim, 1999, p. 23).
Passados 16 anos, e considerando que as fragilidades na Gestão de Documentos ainda persistem no contexto brasileiro, Jardim (2015, p. 21) faz a seguinte indagação: “[...] quase sete décadas depois de emergir, onde e como estaria a gestão de documentos?”. Roncaglio (2016) compartilha dessa perspectiva ao afirmar que a Gestão de Documentos representa um dos principais desafios no país, ressaltando a necessidade de um diagnóstico da situação dos arquivos e da massa documental acumulada nas unidades administrativas das instituições. Nesse cenário, cabe considerar ainda o impacto causado pela transformação digital no que se refere à adoção de recursos tecnológicos de produção e gestão de documentos arquivísticos.
Embora a Teoria das Três Idades e o modelo sequencial de Gestão de Documentos tenham sido predominantes ao longo dessas décadas, novas abordagens e modelos têm demonstrado as limitações da abordagem clássica sequencial, principalmente no contexto dos documentos digitais. O modelo Records Continuum é um exemplo que surge como uma alternativa ao tradicional ciclo de vida dos documentos. É configurado como um construto tempo/espaço e com melhor aderência aos processos que envolvem a Gestão de Documentos digitais. O diagrama que apresenta o modelo é estruturado em eixos que se desdobram em coordenadas que por sua vez se combinam em quatro dimensões, propondo uma visão integrada e contínua da Gestão de Documentos, onde as suas partes interagem-se mutuamente de forma não linear (Jardim, 2015).
Considerando a possibilidade de estagnação dos processos que envolvem a Gestão de Documentos, Jardim (2015) destaca a necessidade de inovação com a adoção de novos modelos e abordagens, bem como das normas da International Standard Organization (ISO), recomendações e metodologias indicadas pelo International Council on Archives (ICA), dentre outros. O autor faz referência a Terry Cook (20001apud Jardim, 2015 p. 20) que indica a necessidade de “[...] espaço para serendipity, acaso, emoção, paixão, individualidade e idiossincrasia” em detrimento a processos e profissionais “[...] autômatos, marchando juntos como robôs”, num cenário onde a Arquivologia enquanto disciplina científica, marcada pela diversidade e autonomia, atua em diálogos com outras disciplinas e com a sociedade.
Assim, como parte integrante do escopo da tese de doutoramento em desenvolvimento, propõe-se traçar um panorama das pesquisas sobre Gestão de Documentos no Brasil, por meio da análise bibliométrica de artigos científicos indexados na Base de Dados em Ciência da Informação (BRAPCI).
3 Procedimentos metodológicos
Trata-se de uma pesquisa de abordagem quali-quantitativa, de natureza aplicada e caráter exploratório. O estudo foi conduzido por meio de uma Revisão Sistemática de Literatura (RSL), complementada por uma análise bibliométrica, com foco na temática da Gestão de Documentos no contexto brasileiro. A investigação foi realizada na Base de Dados em Ciência da Informação (BRAPCI), cuja finalidade é subsidiar estudos e propostas na área, reunindo, predominantemente, fontes bibliográficas do Brasil e da América Latina. Justifica-se a opção pela BRAPCI, como delimitação do estudo, por se tratar de uma base de dados que incorpora o maior número de periódicos da Ciência da Informação e, também, voltados especificamente à Arquivologia, no contexto brasileiro, além de contemplar o principal evento nacional de pesquisa que abarca ambas as áreas do conhecimento, o Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação (ENANCIB).
A coleta de dados foi realizada inicialmente em janeiro de 2024, considerando a mais recente década de pesquisa, contemplando, assim, o período de 2013 a 2023. No entanto, diante do expressivo volume de publicações indexadas no ano de 2024, optou-se por uma nova coleta em abril de 2025, com o objetivo de incorporar essas publicações mais recentes e assegurar maior atualidade e abrangência aos resultados da pesquisa.
Os filtros adotados nas coleções foram “Revistas Brasileiras” e “Eventos”, considerando todos os campos disponíveis: título, resumo, palavras-chave e autoria. A partir dessa seleção, os termos de busca utilizados foram “Gestão Documental” e “Gestão de Documentos”, com o uso de aspas duplas na pesquisa por assunto, devido ao fato de serem expressões compostas.
4 Apresentação e análise dos resultados
A primeira coleta de dados, realizada em janeiro de 2024, com o termo “Gestão Documental” resultou em 294 trabalhos, enquanto com o termo “Gestão de Documentos” retornou 318, totalizando 612 registros. Esses resultados foram analisados em duas etapas distintas, a fim de garantir maior rigor no processo de seleção e validação do corpus documental.
Na primeira etapa de análise, foram excluídos 265 artigos, sendo 59 devido a repetição efetiva; 70 por duplicação em periódicos diferentes; 33 por se tratar de publicações internacionais; 17 por terem sido publicados em 2012; 48 por indexação duplicada abarcando os dois termos de busca e 38 por serem editorial de revista ou apenas resumo de trabalho, resultando 347 artigos.
Na segunda etapa de análise, os artigos foram analisados com base no conteúdo, presença dos termos no título, resumo, palavras-chave ou ao longo do texto. Dos 347 artigos identificados, nove foram excluídos por falta de aderência ao tema e três por estarem indisponíveis na BRAPCI. Assim, foram selecionados 335 documentos, entre artigos publicados em periódicos científicos e trabalhos publicados em anais de eventos.
A segunda coleta de dados, realizada em abril de 2025, a busca pelo termo “Gestão Documental” recuperou 16 novos documentos, enquanto o termo “Gestão de Documentos” retornou outros 35, totalizando 51 registros. Após a primeira etapa de análise, foram excluídos nove artigos, sendo um por repetição efetiva, três por se tratar de publicações internacionais e cinco por apresentarem indexação duplicada sob os dois descritores de busca. Na etapa de análise de conteúdo, considerando a presença dos termos no título, resumo, palavras-chave ou ao longo do texto, todos os artigos foram avaliados como aderentes aos objetivos da pesquisa. Assim, o total de documentos válidos nesta rodada foi de 42. Considerando ambas as coletas, o corpus final da pesquisa compreende 377 artigos.
Baseado nos 377 documentos, desenvolveu-se a análise dos artigos a respeito do seu conteúdo, foco, resultados e área do conhecimento, assim como seus índices de citação e contexto. As ferramentas utilizadas para o tratamento e apresentação gráfica dos resultados foram o Excel, para gerar gráficos indicativos de publicações por ano e títulos de periódicos, e o VOSviewer (Van Eck; Waltman, 2024), para criação de redes de autoria e coautoria, filiação dos autores e coocorrência de palavras-chave.
Apresenta-se, nas Tabelas 1, 2, 3, 4 e 5, a análise realizada com os 15 trabalhos mais citados ou de elevada pertinência temática, pertencentes aos cinco autores com maior produção científica sobre Gestão de Documentos: Ana Célia Rodrigues (14), Marcia Cristina de Carvalho Pazin Vitoriano (13), Elisângela Cristina Aganette (12), Daniel Flores (10) e Renato Tarciso Barbosa de Sousa (10), considerando três publicações de cada autor, respectivamente. A verificação do índice de citação de cada artigo foi realizada por meio do Google Acadêmico, tendo em vista que a base de dados BRAPCI não disponibiliza essa informação. Os termos em evidência assinalam discussões que buscam ampliar e articular a Gestão de Documentos a diferentes abordagens, favorecendo a integração entre perspectivas teóricas e práticas.
Os estudos desenvolvidos por Rodrigues (2012, 2013, 2016) têm como foco a identificação, considerada uma atividade de natureza intelectual, que precede e fundamenta as demais funções que integram a metodologia arquivística: a classificação, avaliação, descrição e o planejamento da produção documental. Na visão da autora, a identificação de tipologias documentais, atividade realizada no momento da identificação arquivística, encontra na abordagem clássica e contemporânea da Diplomática, a tipologia documental, seus fundamentos teóricos e metodológicos, demonstrando a efetiva contribuição desta disciplina para a construção teórica da Arquivologia no campo dos estudos.
Desde 2003, Rodrigues tem conduzido pesquisas sobre a identificação no campo arquivístico em diálogo com a Diplomática, contribuindo para a sistematização de aspectos teóricos e metodológicos que definem essa prática. Seus estudos evidenciam a relevância da identificação para a implementação de boas práticas em programas de Gestão de Documentos e no tratamento de documentos acumulados em arquivos (Rodrigues, 2016).
Nos estudos de autoria ou coautoria Vitoriano evidencia-se que a memória organizacional, ligada à gestão da informação e do conhecimento, transforma repositórios em repertórios de conhecimento que subsidiam decisões e garantem vantagem competitiva para as organizações (Nascimento; Vitoriano, 2017). Outra temática abordada foi a Metodologia Infomapping que tem a informação como seu principal objeto de estudo, permitindo reflexões sobre questões informacionais frequentemente negligenciadas no processo de diagnóstico de arquivos organizacionais (Almeida; Vitoriano, 2018). Em outro estudo revela-se o mapeamento de processos como um importante suporte para a tomada de decisão na Gestão de Documentos, contribuindo para a redução de falhas na produção e tramitação, na acumulação excessiva e na ausência de procedimentos adequados para o manuseio documental, evitando impactos negativos na qualidade das atividades diárias da organização (Crivellaro; Vitoriano, 2021).
No primeiro estudo do Tabela 3, os autores destacam as habilidades e capacidades do profissional da informação desenvolvidas na etapa do Projeto Aurus, que resultaram na modelagem documental do processo, impactando sobremaneira no produto final do Projeto. Os resultados evidenciam a importância da interdisciplinaridade ao vincular a prática dos estudos documentais para a especificação de requisitos de uma tecnologia de gestão, além de demonstrar a aplicabilidade da prática a outros contextos organizacionais (Teixeira; Aganette, 2019).
No segundo estudo, conclui-se que a integração entre os Sistemas de Gestão da Qualidade e Gestão de Documentos é viável e benéfica para a organização, como comprovado ao longo do projeto de Pesquisa & Desenvolvimento. O relato de experiência apresentou exemplos práticos dessa integração, possibilitando que outros profissionais da Ciência da Informação utilizem os instrumentos desenvolvidos (Teixeira; Aganette; Almeida, 2016). Por fim, o terceiro estudo, na perspectiva teórica, enriquece a produção sobre gestão da informação em relatos de caso. Na prática, evidencia o impacto da ausência de estudos documentais na modelagem de processos e contribui para a atuação do profissional da informação (Teixeira; Aganette, 2018).
A partir da análise dos artigos apresentados na Tabela 4, propõe-se uma discussão sobre a Arquivologia pós-custodial, com ênfase na perspectiva de Terry Cook, destacando a redefinição do conceito de custódia no contexto da Preservação Digital Sistêmica. O primeiro artigo tornou possível elucidar conceitos do Open Archival Information System (OAIS), tais como, objeto de dados, informação de representação e composição do pacote de informação, além de apresentá-lo como padrão a ser seguido pelo Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) em um sistema de arquivos (Santos; Flores, 2019).
O segundo artigo destaca a necessidade de uma Cadeia de Custódia Digital Arquivística (CCDA), adaptada ao ambiente digital, compartilhada entre os papeis de administrador de preservação e de Tecnologia da Informação, e distribuída em diferentes locais e formas de armazenamento, como exemplo, a computação em nuvem (Gava; Flores, 2022). No último artigo, pode-se verificar a implementação e funcionalidades do software Nuxeo, assim como, produção, classificação e avaliação de documentos, consideradas atividades basilares da Gestão de Documentos (Flores; Lampert, 2022).
Dos dez documentos de autoria de Sousa recuperados na Base de Dados BRAPCI, apenas os dois primeiros listados no Quadro 6 apresentam registros de citações. O terceiro artigo foi incluído na análise em função da relevância temática para os objetivos deste estudo, ainda que não contabilize citações até o momento.
No primeiro estudo da Tabela 5, os autores propõem a integração da gestão de documentos e da gestão da informação em um único conjunto de esforços, a partir da recuperação das informações contidas nos documentos de arquivo. A realização da proposta passa pela integração de três instrumentos: plano de classificação, lista de termos controlados e uso de linguagem documentária (taxonomia). Os resultados preliminares da pesquisa apontam que quando acrescentamos a taxonomia no momento do registro do documento de arquivo, ou melhor, na inclusão dos metadados em um sistema informatizado de gestão de documentos, ampliamos o conceito de proveniência. Além de contribuir para a superação de limitações associadas à classificação funcional, ainda que esta seja amplamente consolidada e aceita na literatura arquivística (Sousa; Araújo Júnior, 2017).
O segundo artigo destaca a importância da gestão de documentos e a relevância de sua implementação na organização dos papéis de trabalho em processos de Auditorias Governamentais. Como resultado, a pesquisa propôs seis requisitos para um modelo de gestão dos papéis de trabalho visando a organização da informação dos órgãos auditados e auditores, contribuindo, dessa forma, para um aprimoramento da gestão pública. Conclui-se que a elaboração das evidências de auditoria pelo órgão auditado somada aos documentos elaborados pelo auditor sem a adequada gestão de documentos resulta, consequentemente, em papéis de trabalho desorganizados (Rezende; Sousa, 2020).
O terceiro estudo aborda a organização da informação arquivística na era digital, contexto que demanda procedimentos específicos e metodologias adequadas à gestão de documentos digitais. Os autores apresentam um modelo de aferição de maturidade em gestão de documentos arquivísticos produzidos e mantidos em meio digital. Os resultados indicam que o modelo proposto para aferição do nível de maturidade em gestão de documentos demonstrou-se válido e aplicável em qualquer instituição pública, permitindo atestar a qualidade da gestão de documentos arquivísticos do ente custodiador na era da informação digital (Santos; Sousa, 2024).
Evidencia-se, na literatura arquivística analisada, a relevância da Gestão de Documentos, sustentada por diversas atividades e funções: o diagnóstico, com o uso da metodologia Infomapping; a identificação, fundamentada nos preceitos da Diplomática; a produção, classificação, linguagem documentária (taxonomia), avaliação, descrição e preservação de documentos por meio de modelos e softwares específicos (OAIS, RDC-Arq, Nuxeo, entre outros); e a construção da memória organizacional, articulada à gestão da informação e do conhecimento, destacando a importância dos documentos como portadores de conteúdo dinâmico.
Por fim, as pesquisas analisadas buscam ampliar o escopo teórico-metodológico da Arquivologia e da Ciência da Informação, promovendo a integração da Gestão de Documentos com distintas abordagens, tais como: mapeamento e modelagem de processos de negócios, sistemas de gestão da qualidade, processos de auditoria governamental, modelos de aferição do nível de maturidade em Gestão de Documentos, Tecnologias de Informação e Comunicação e Preservação Digital Sistêmica. Essa articulação interdisciplinar visa oferecer subsídios técnicos ao aprimoramento das práticas arquivísticas, contribuindo para a formulação e consolidação de políticas públicas mais robustas e eficazes no âmbito da gestão da informação e dos documentos arquivísticos.
Partindo para a análise bibliométrica dos 377 artigos selecionados, o Gráfico 1 apresenta a quantidade de publicações sobre Gestão de Documentos ao longo dos anos de 2013 a 2024.
A análise revela que no período de 2013 a 2018, o número de publicações aumentou gradualmente, saindo de 21 em 2013 para 38 em 2018, indicando um crescimento do interesse e produção científica na área. Em 2019, houve uma pequena queda de 38 para 30 publicações, seguida de uma recuperação em 2020, com 34 publicações. O ano de 2021 apresenta o pico, com 43 publicações, o que pode estar vinculado a debates intensificados no contexto da pandemia de covid-19, quando a gestão de documentos digitais ganhou ainda mais relevância frente à necessidade de continuidade das atividades administrativa remota nas organizações, que em certa medida evidencia tal ausência, mas também reafirma a distância entre as políticas e as práticas arquivísticas (Santos et al., 2023). A partir de 2022, observa-se uma redução na quantidade de publicações: 26 em 2022 e 23 em 2023, podendo sugerir uma estabilização ou mudança do foco de pesquisa para outras temáticas. Contudo, em 2024, identifica-se uma retomada significativa, com 42 publicações, indicando uma possível renovação do interesse científico, possivelmente motivada por políticas públicas, avanços tecnológicos ou novas demandas organizacionais.
Por conseguinte, a linha de tendência apresentada no gráfico demonstra uma trajetória geral de crescimento ao longo do período analisado, apesar das oscilações anuais. Tal comportamento confirma a relevância da temática de Gestão de Documentos no âmbito da Ciência da Informação, consolidando-a como um campo de estudo em expansão e permanente atualização.
Foram identificados 53 títulos de periódicos nos quais os artigos analisados foram recuperados. O Gráfico 2 apresenta a distribuição quantitativa dos periódicos que contabilizaram cinco ou mais publicações, evidenciando aqueles com maior recorrência na veiculação da produção científica relacionada à temática em estudo.
A análise dos dados revela que a revista Ágora: Arquivologia em Debate lidera em número de publicações sobre a temática, com um total de 69 artigos, seguida pelo Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação (ENANCIB), com 55 trabalhos, e pela revista Archeion Online, com 26 publicações. Esses resultados indicam que tais veículos constituem os principais espaços de comunicação científica no campo da Gestão de Documentos. A seguir, apresenta-se uma síntese das características e contribuições de cada um desses periódicos/eventos.
A Ágora é uma revista de acesso aberto, voltada à publicação de artigos, relatos de experiência e resenhas da área de Arquivologia. Seu escopo abrange a gestão de arquivos, arquivos digitais, tecnologia da informação aplicada aos arquivos, atuação profissional, ciência da informação aplicada aos arquivos, ciência de dados aplicada a arquivos, informação arquivística, entre outros (Ágora, 1985-).
O ENANCIB destaca-se como um dos principais eventos acadêmicos no campo da Ciência da Informação no Brasil com o objetivo de refletir sobre a produção de conhecimento na área, promovendo um amplo diálogo entre os pesquisadores que nela atuam, a fim de estimular a pesquisa e fortalecer os programas de pós-graduação (ANCIB, 2025).
A Revista Archeion Online é um periódico eletrônico da área de Arquivologia, vinculado ao curso de graduação em Arquivologia da Universidade Federal da Paraíba. Com periodicidade semestral, dedica-se à publicação de artigos originais que contribuam para o avanço do campo arquivístico e de áreas correlatas. Atualmente, encontra-se classificada com o estrato B2 na área de Comunicação e Informação, conforme a avaliação Qualis da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) de 2024 (Archeion Online, 2013-).
Os resultados sugerem que a produção científica sobre Gestão de Documentos está fortemente concentrada em alguns periódicos específicos da Arquivologia, com destaque para Ágora (69), Archeion Online (26), Informação Arquivística (21) e Revista Acervo (17), o que demonstra um interesse na temática dentro do campo acadêmico, além do maior evento nacional da Ciência da Informação, o ENANCIB, com 55 trabalhos, indicando um fórum relevante para as discussões sobre o tema no campo da Ciência da Informação.
A Figura 1 apresenta a rede de autoria e coautoria referente à produção científica sobre a temática em estudo. Do total de 555 autores identificados, 57 apresentaram três ou mais publicações. Para esses 57 autores, foi calculada a força total de ligação, medida que expressa o grau de colaboração com outros autores na rede. Com base nesses dados, foram selecionados os autores com maior número de publicações e maior força total de ligação, por sua representatividade na articulação do campo.
A partir da Figura 1, observam-se características estruturais relevantes da rede de coautoria. O tamanho dos nós (representado por círculos) está associado ao número de publicações ou colaborações de cada autor, enquanto as cores dos nós indicam a formação de clusters, ou seja, agrupamentos de autores com conexões significativas, sugerindo a existência de parcerias recorrentes em publicações científicas. As linhas que interligam os nós representam as relações de coautoria, evidenciando os vínculos estabelecidos entre os pesquisadores no âmbito da produção sobre Gestão de Documentos.
Em continuação, o grupo (cluster) principal na cor azul, possivelmente liderado por Vitoriano M.C.C.P., com a colaboração de Almeida M.F.I., Davanzo L. e Moreira W., conectando-se com o cluster amarelo composto por Nascimento N.M., Valentim M.L.P. e Moro-Cabero M.M. formam um núcleo forte de pesquisa, com impacto significativo na rede geral, podendo representar um grupo de pesquisa ativo e consolidado em determinada área de conhecimento. Alguns autores como Rodrigues A.C., Flores D., Aganette E.C e Cunha F.J.A.P. também aparecem em clusters de nós maiores, mas com menos conexões de coautorias em relação ao núcleo central.
Destacam-se os cinco autores que mais publicaram sobre a temática: Rodrigues A.C. com 14 documentos e cinco força total de links; Vitoriano M.C.C.P. com 13 artigos e 13 força total de ligações; Aganette E.C. com 12 publicações e oito força total de ligação; Flores D. e Sousa R.T.B com dez publicações cada e quatro e zero força total de ligação, respectivamente. Apresenta-se a seguir uma síntese profissional de cada pesquisador, elaborada a partir de informações obtidas na Plataforma Lattes do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq, 2025).
Ana Célia Rodrigues é Professora do Departamento de Ciência da Informação e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense, PPGCI/UFF. Desde 2009, é líder do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivística, financiado pelo CNPq. Tem experiência na área de Ciência da Informação, com ênfase em Arquivologia, interessada nas seguintes temáticas: diplomática e tipologia documental; identificação arquivística, classificação em arquivos, avaliação documental, políticas públicas de gestão de documentos e arquivos, com ênfase em municípios.
Marcia Cristina de Carvalho Pazin Vitoriano é Professora Associada do Departamento de Ciência da Informação, da Faculdade de Filosofia e Ciências da Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP). Livre-Docente em Gestão da Informação orgânica pela Unesp. É autora de diversos artigos e do livro Arquivos de organizações privadas: funções administrativas e tipos documentais. Tem interesse de pesquisa nas seguintes temáticas: políticas arquivísticas, gestão de documentos, gestão da informação orgânica, memória organizacional, estudos de usuários em arquivos.
Elisângela Cristina Aganette é Professora Adjunta da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). Tem mais de 15 anos de experiência como Consultora em Gestão de Informação, Processos e Tecnologia da Informação. Consultora nas áreas de organização e representação da informação e do conhecimento, modelagem de processos. Experiência em modelagem de soluções de Enterprise Content Management (ECM) e Business Process Modeling (BPM). Tem interesse de pesquisa nas seguintes temáticas: Classificação e representação da informação e do conhecimento; Taxonomias corporativas e facetadas; Ontologias como instrumento para recuperação e qualidade de dados; Modelagem de Dados; Inteligência Artificial. Preservação de documentos arquivísticos digitais.
Daniel Flores é Professor Titular da Universidade Federal de Alagoas (UFAL), atuando no curso de Biblioteconomia. Lidera o Grupo de Pesquisa “Ged/A - Documentos Digitais”, vinculado ao CNPq, com foco em gestão, curadoria digital, preservação, acesso e transparência ativa em cadeia de custódia digital arquivística. Representa o Brasil no Grupo de Especialistas da Red Iberoamericana de Enseñanza Archivística Universitaria (RIBEAU/ALA) e atua como consultor em projetos de transformação digital arquivística. É especialista em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq), Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e plataformas para acesso e transparência ativa. Coordena pesquisas financiadas sobre preservação digital sistêmica baseada no modelo OAIS e cadeia de custódia digital ininterrupta, com foco na autenticidade e confiabilidade de documentos digitais em ambientes disruptivos. Seus estudos também abordam a atuação de gestores da informação em contextos digitais, com base na integração entre Ciência da Informação, Administração e Tecnologia da Informação.
Renato Tarciso Barbosa de Sousa é Professor Titular da Universidade de Brasília (UNB), atuando no Curso de Arquivologia, no Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, além de exercer a função de diretor da Faculdade de Ciência da Informação. É vice-líder do Grupo de Pesquisa Estudos de Representação e Organização da Informação e do Conhecimento. Sua trajetória acadêmica e profissional concentra-se na área de Ciência da Informação, com ênfase em Organização de Arquivos, abordando temáticas como arquivologia, organização e recuperação de arquivos, gestão de documentos, formação profissional e políticas públicas de arquivo.
Essa análise possibilitou o mapeamento dos pesquisadores mais ativos na área de Gestão de Documentos, bem como a compreensão das dinâmicas de colaboração científica estabelecidas no campo. Os resultados obtidos contribuem para a identificação de potenciais parcerias acadêmicas e para o reconhecimento de tendências emergentes de pesquisa, oferecendo subsídios estratégicos para o fortalecimento da produção científica na temática.
A Figura 1 evidencia a predominância de pequenos clusters de pesquisadores vinculados a universidades, especialmente localizadas na região Sudeste do Brasil. Tal configuração reflete a formação de múltiplas redes de coautoria, porém restritas a um número reduzido de participantes em cada uma delas. Observa-se, por outro lado, a limitada inserção de temáticas tradicionais relacionadas à Gestão de Documentos nos grupos de pesquisa mais recentes, o que pode indicar um processo de fragmentação temática ou de reorientação das agendas investigativas na área.
A Figura 2 apresenta a rede de filiação institucional dos autores. Do total de 100 instituições identificadas, 22 registraram cinco ou mais publicações. Para essas 22 instituições, foi calculada a força total de ligação, representando o grau de colaboração interinstitucional na produção científica. A análise focaliza as instituições com os maiores valores de força total de ligação, por sua relevância na articulação da rede de pesquisa sobre Gestão de Documentos.
Na Figura 1 pode-se visualizar o agrupamento de instituições mais conectadas entre si. O cluster vermelho contém a Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), Universidade Federal do Amazonas (UFAM) e Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ). O cluster lilás é formado pela Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) e Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN); O cluster verde inclui: UNESP, Universidade de São Paulo (USP), Universidade Estadual de Londrina (UEL), Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e Universidade Federal do Rio Grande (FURG); O cluster amarelo inclui a Universidade Federal Fluminense (UFF), Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), Universidade Federal da Bahia (UFBA) e Universidade Federal de Pernambuco (UFPE). E o cluster azul é composto pela Universidade Federal da Paraíba (UFPB), Universidade Estadual da Paraíba (UEPB) e Universidade Federal do Pará (UFPA). Isso sugere que há tendências regionais ou temáticas nessas colaborações.
Entretanto, outras instituições como Universidade de Brasília (UNB), Universidade Federal de Sergipe (UFS) e Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS), aparecem isoladas, indicando que não há vínculos com as demais universidades da rede analisada. Isso sugere um cenário com poucas interações ou uma fragmentação na colaboração entre as universidades representadas.
As três instituições com maior número de publicações e conexões na rede relacionadas à temática da Gestão de Documentos são representadas por nós de maior dimensão na visualização gerada. Destacam-se a UNIRIO e a UFMG, ambas com 41 documentos publicados, apresentando 11 e cinco força total de ligação, respectivamente. A UNESP também figura entre as mais proeminentes, com 39 publicações e nove força total de ligação. Esses resultados indicam a centralidade dessas instituições na produção e disseminação do conhecimento acerca da temática no cenário acadêmico nacional.
A análise da rede evidencia que determinadas universidades atuam como hubs centrais de colaboração acadêmica, a exemplo da UNIRIO, UFMG e UNESP, destacando-se pela expressiva produção e articulação temática no campo da Gestão de Documentos. No entanto, a dispersão dos nós na visualização indica um distanciamento entre as instituições, sugerindo uma baixa densidade de conexões na rede. Esse cenário pode estar relacionado à participação limitada em colaborações interinstitucionais, o que impacta negativamente a coesão da rede científica.
Recomenda-se o aprofundamento dessa análise por meio da investigação dos tipos de colaboração interinstitucional (como projetos de pesquisa, coautorias em artigos e participação conjunta em eventos), a fim de compreender os padrões de parceria existentes e identificar estratégias que possam fortalecer os vínculos colaborativos no campo.
Do ponto de vista da terminologia utilizada, a Figura 3 exibe a coocorrência de palavras-chave com base nas relações e frequências de ocorrência dos termos indexados pelos próprios autores nos artigos analisados. O tamanho dos nós reflete a quantidade de documentos associados a cada termo, de acordo com os critérios previamente estabelecidos pelo VOSviewer (Van Eck; Waltman, 2024).
Foram identificadas o total de 769 palavras-chave, das quais 89 apresentaram frequência igual ou superior a três ocorrências, conforme ilustrado na Figura 3. Dentre essas, destacam-se três termos de alta frequência e elevada centralidade na rede de coocorrência: gestão de documentos, com 123 ocorrências e força total de ligação de 181; gestão documental, com 81 ocorrências e força total de ligação de 92; e arquivologia, com 48 ocorrências e força total de ligação de 72. O elevado número de ocorrências dos dois primeiros termos no campo “Palavras-chave” pode ser atribuído à sua utilização como descritores de busca na base de dados utilizada para a recuperação dos artigos, o que contribuiu diretamente para sua maior frequência nos resultados obtidos. Esses resultados indicam a relevância conceitual desses termos na delimitação temática da produção científica analisada.
Foram identificados 14 clusters, os quais representam um núcleo semântico específicos da produção científica sobre Gestão de Documentos, permitindo observar as inter-relações conceituais e as linhas predominantes de pesquisa na área.
O cluster vermelho, centrado na palavra-chave gestão de documentos, apresenta associação com termos como arquivos escolares, hospitais e sistemas de arquivo, denotando uma ênfase em contextos institucionais específicos de aplicação da Gestão de Documentos.
O cluster amarelo, cujo núcleo é a expressão gestão documental, abrange termos como administração pública, arquivos empresariais, diagnóstico de arquivo e política pública arquivística, sugerindo uma abordagem voltada à estruturação de políticas e práticas administrativas no contexto arquivístico. Este agrupamento destaca a interface entre gestão documental e instrumentos de organização e controle da informação.
O cluster verde, a palavra-chave central é arquivologia, e agrega termos como autenticidade, documentos digitais, legislação arquivística e preservação digital, o que revela uma preocupação com os fundamentos teóricos e normativos da disciplina, bem como com os desafios técnicos contemporâneos, como a preservação e o gerenciamento de documentos digitais.
Por fim, o resumo dos principais clusters temáticos por palavras-chave central reflete não apenas a organização conceitual da área, mas também as tendências de pesquisa e os focos de atuação profissional na contemporaneidade, oferecendo subsídios importantes para o mapeamento temático da produção científica em Gestão de Documentos.
Diante do exposto, a análise bibliométrica permitiu evidenciar os avanços da temática central deste trabalho no contexto brasileiro. Destacam-se o ano com o maior número de publicações, os periódicos nos quais os artigos foram recuperados, as redes de autoria e coautoria, as afiliações dos autores e coautores, além das redes de palavras-chave. Esses resultados ressaltam o esforço contínuo para ampliar as discussões e fortalecer a abordagem conceitual e empírica de Gestão de Documentos.
Por outro lado, a análise das temáticas presentes nos artigos mais citados dentre os pesquisadores identificados demonstra tratar-se, principalmente, de temas contributivos ao processo de Gestão de Documentos, como o mapeamento e modelagem de processos em diferentes metodologias, o mapeamento de fluxos de informação, os estudos de diplomática e tipologia documental, além daqueles processos mais ligados aos documentos digitais como a preservação digital e os repositórios arquivísticos digitais confiáveis. Novamente, a opção temática está diretamente relacionada à área de pesquisa dos diferentes autores, não ficando evidenciada uma preocupação com mudanças conceituais na abordagem da gestão, principalmente questões ligadas às novas teorias e modelos, como o Records Continuum.
Neste contexto, entende-se ser necessária a ampliação da discussão teórica sobre os caminhos da Gestão de Documentos, de modo a contemplar a reflexão sobre a mudança conceitual e metodológica diante do cenário de transformação digital, que abarca tanto os documentos quanto os processos arquivísticos e a atuação do profissional arquivista.
5 Considerações finais
O presente estudo teve como objetivo apresentar um panorama das pesquisas sobre Gestão de Documentos, a partir da análise dos artigos científicos indexados na Base de Dados em Ciência da Informação. Apresentou-se o contexto de desenvolvimento das pesquisas na área por meio da análise do portfólio dos artigos mais citados ou de elevada pertinência temática, vinculados aos cinco autores com maior produção científica sobre Gestão de Documentos. Foram consideradas três publicações por autor, com o objetivo de evidenciar a contribuição desses pesquisadores para a consolidação da temática, destacando sua relevância como fundamento metodológico da Arquivologia.
A pesquisa revelou que os autores com maior número de produções científicas sobre Gestão de Documentos estão vinculados a instituições da região Sudeste do Brasil, destacando-se os hubs estabelecidos pela UNIRIO, pela UFMG e pela UNESP. Esses dados indicam a presença de grupos de pesquisa consolidados nessas universidades, os quais têm desempenhado um papel relevante nos avanços teóricos e operacionais da área. No entanto, os resultados também evidenciam um baixo nível de interação ou uma possível fragmentação na colaboração entre as diversas instituições de ensino e pesquisa representadas no cenário nacional, evidenciada pela expressiva presença de autores individuais e pela ausência de hubs consolidados de pesquisa.
A Gestão de Documentos constitui um tema amplamente discutido no campo da Arquivologia, uma vez que engloba um conjunto de ações fundamentais para o adequado gerenciamento dos documentos, desde a sua produção até a destinação final (eliminação ou guarda permanente). Embora os suportes documentais tenham se transformado ao longo do tempo, a essência da gestão permanece inalterada: garantir o acesso, tratamento, organização, avaliação, gerenciamento e preservação dos documentos, assegurando sua autenticidade e disponibilidade para subsidiar decisões por parte dos usuários.
O aumento significativo da produção científica, principalmente no período de 2016 a 2021, evidencia a crescente relevância da temática de Gestão de Documentos no cenário acadêmico. As Tecnologias da Informação e Comunicação impõem uma agenda de pesquisa contínua e desafiadora, impulsionando a necessidade de aprofundamento teórico e prático na área. Nesse contexto, é esperado que novos espaços de investigação em Arquivologia se consolidem, tanto no âmbito das universidades quanto nas instituições de arquivo, contribuindo para o fortalecimento e a renovação do campo.
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Declaração de disponibilidade de dados
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Como citar
CAVALCANTE, Celineide Rodrigues; VITORIANO, Márcia Cristina de Carvalho Pazin; FURTADO, Renata Lira. Gestão de documentos: uma revisão sistemática de literatura sobre o tema no Brasil. Em Questão, Porto Alegre, v. 32, e-147086, 2026. DOI: https://doi.org/10.1590/1808-5245.32.147086
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Parecer(es) aberto(s):
https://doi.org/10.1590/1808-5245.32.147086Ahttps://doi.org/10.1590/1808-5245.32.147086B
Todo o conjunto de dados que dá suporte aos resultados deste estudo foi publicado no próprio artigo.
Fonte: Dados da pesquisa.
Fonte: Dados da pesquisa.
Fonte: Dados da pesquisa.
Fonte: Dados da pesquisa.
Fonte: Dados da pesquisa.