Instrumento para validar bibliografias básica e complementar para avaliação do INEP/MEC: colaboração entre biblioteca, docentes e gestores

RESUMO

Introdução:  Os cursos de graduação brasileiros são avaliados pelo Ministério da Educação e as bibliotecas universitárias desempenham papel importante nesse processo, especialmente no fornecimento de informações sobre acervo e estrutura. Os Instrumentos de Avaliação do INEP/MEC, que orientam a avaliação, incluem dois indicadores relacionados às bibliografias básica e complementar. A validação da adequação dessas bibliografias, contudo, é um processo complexo que envolve bibliotecários, docentes e gestores, demandando tempo, esforço e recursos financeiros significativos.

Objetivo:  Propor um instrumento que agilize o processo de validação da adequação das bibliografias com vistas à avaliação do MEC e sirva de apoio ao Núcleo Docente Estruturante. Metodologia: Trata-se de relato de experiência de desenvolvimento do instrumento embasado por: 1) pesquisa documental e bibliográfica; 2) brainstorming com a equipe da biblioteca e sessão de discussão em grupo com os representantes departamentais para identificação de dificuldades e proposta de soluções e 3) observação direta do fluxo de trabalho.

Resultados:  Foi desenvolvida uma planilha de Excel que, a partir dos dados informados pelos docentes, automatiza a identificação de pendências nas bibliografias e estima o conceito MEC, além de um website com tutoriais para uso da planilha e elaboração do Relatório de Adequação Bibliográfica. Tais ferramentas ampliaram a eficiência do processo de verificação, melhoraram a comunicação entre os atores e deram previsibilidade aos indicadores avaliativos.

Conclusão:  Apesar dos desafios na atualização dos dados, a solução representou um avanço na gestão do acervo dos cursos de graduação e fortaleceu o papel estratégico da biblioteca nas avaliações.

PALAVRAS-CHAVE:
Desenvolvimento de coleções; Bibliotecas universitárias; Processos de gestão; Avaliação.

ABSTRACT

Introduction:  Brazilian undergraduate programs are evaluated by the Ministry of Education, and university libraries play a key role in this process, particularly by providing information on collections and infrastructure. The INEP/MEC Evaluation Instruments, which guide institutional assessments, include two indicators related to core and supplementary bibliographies. Validating the adequacy of these bibliographies, however, is a complex process that involves librarians, faculty, and administrators and requires considerable time, effort, and financial resources.

Objective:  To propose an instrument that streamlines the bibliography adequacy validation process in view of MEC evaluations and supports the Núcleo Docente Estruturante (Structural Faculty Committee). Methodology: This is an experience report on the development of the instrument, grounded in: (1) documentary and bibliographic research; (2) brainstorming sessions with the library team and a group discussion with departmental representatives to identify challenges and propose solutions; and (3) direct observation of the workflow.

Results:  An Excel spreadsheet was developed that, based on data entered by faculty members, automates the identification of gaps in the bibliography and estimates the MEC score. Additionally, a website with tutorials was created to guide spreadsheet use and support the preparation of the Bibliographic Adequacy Report. These tools improved the efficiency of the verification process, enhanced communication among stakeholders, and provided greater predictability regarding evaluation indicators.

Conclusion:  Despite challenges related to data updates, the solution represented a significant advancement in managing undergraduate course collections and strengthened the library's strategic role in institutional evaluations.

KEYWORDS
Collection management; Academic libraries; Library administration; Evaluation.

1 INTRODUÇÃO

As bibliotecas universitárias participam de forma recorrente dos processos avaliativos dos cursos de graduação conduzidos pelo Ministério da Educação (MEC), momento em que recebem comissões de avaliadores externos à instituição com o objetivo de mensurar a adequação desses cursos a diversos parâmetros previamente estabelecidos.

Popularmente conhecidos no meio acadêmico como “visitas do MEC”, esses processos são orientados a partir dos Instrumentos de Avaliação de Cursos de Graduação, que subsidiam a autorização, reconhecimento e renovação de reconhecimento dos cursos presenciais e à distância em todos os graus (INEP, 2024).

No escopo deste trabalho, o documento de interesse é o “Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação Presencial e à Distância Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento”, que se divide em 3 dimensões, a saber: “1. Organização DidáticoPedagógica”, “2. Corpo Docente e Tutorial” e “3. Infraestrutura”. Cada dimensão contém indicadores para os quais, como resultado da avaliação, é atribuído um conceito quantitativo que varia de 1 a 5, sendo 1 o conceito mínimo e 5 o conceito máximo. A média ponderada final desses conceitos, com peso maior para a dimensão 2, representa o Conceito de Curso (INEP, 2017a).

Os indicadores 3.6 e 3.7 são particularmente importantes para as bibliotecas, pois se referem às Bibliografias Básica e Complementar dos cursos. O termo bibliografia é pode significar, a depender do contexto e da perspectiva adotada, a descrição física e material do livro como objeto (ramo analítico ou material da bibliografia), a sistematização de repertórios e inventários destinados ao controle e à localização de obras sobre determinado assunto (ramo enumerativo ou sistemático) ou mesmo, em sentido mais amplo, referir-se ao próprio campo científico que estuda os livros e demais materiais gráficos em suas dimensões intelectual, histórica e tecnológica (Alentejo, 2023).

Dada a polissemia do termo, ressalta-se que as bibliografias mencionadas neste trabalho referem-se especificamente às listas de referências básicas e complementares indicadas pelos docentes nos Planos de Ensino das unidades curriculares (disciplinas) dos cursos de graduação, elencadas no Projeto Pedagógico de Curso (PPC), o que se aproxima do ramo enumerativo da bibliografia, voltado à função intelectual da organização e localização de obras, ou seja, em função das necessidades de uma determinada comunidade de usuários.

O levantamento, verificação e adequação das bibliografias à avaliação é um desafio compartilhado entre diversos atores:

Dentre as finalidades das referências bibliográficas no Plano de Ensino, destacam-se: constituir-se no referencial teórico oficial adotado pelo docente para a elaboração do conteúdo programático do curso que deverá ser ministrado no período letivo; servir ao discente, na rotina estudantil, como fonte de informação norteadora dos assuntos abordados em sala; servir a biblioteca para informar quais as bibliografias básicas e complementares deverão ser adquiridas e suas respectivas quantidades; servir ao Colegiado de Curso para verificar se há coerência entre a bibliografia indicada e o que preconiza o PPC; nortear outros docentes no planejamento de aula de turmas avançadas, pois existe uma sequência de assuntos a serem apreendidos pelo discente (Sousa, 2018, p. 81, grifo nosso)

Aos atores explicitados por Sousa (2018), é importante acrescentar o envolvimento dos gestores e, principalmente, o do Núcleo Docente Estruturante (NDE): os gestores, pois o resultado da verificação das bibliografias tende a gerar necessidade de aquisições; e o NDE em virtude de sua responsabilidade de referendar a adequação das bibliografias aos objetivos do curso junto às comissões de avaliação do MEC (INEP, 2017a). O NDE possui “[...] atribuições acadêmicas de acompanhamento, atuante no processo de concepção, consolidação e contínua atualização do projeto pedagógico do curso”, sendo composto por um grupo de docentes do curso que atuam sobre seu desenvolvimento (Brasil, 2010).

A necessidade de colaboração entre atores institucionais diversos na construção e verificação das bibliografias com vistas à avaliação do MEC, bem como a necessidade de instrumentos que auxiliem nesse processo são perceptíveis na literatura. Sousa (2018, p. 184) recomenda que a bibliografia seja construída de forma conjunta entre a biblioteca e os docentes, além de indicar a necessidade da “[...] criação de novos meios de comunicação para socializar os saberes da construção das bibliografias básicas e complementares [...] ”, enquanto Moro (2022, p. 73) propôs um checklist que auxilia bibliotecas e docentes no diagnóstico e eventuais adequações das bibliografias buscando boa avaliação do MEC, sem discorrer, contudo, sobre sua implementação prática.

Diante desse cenário, com o intuito de contribuir para o preenchimento dessas lacunas, este trabalho teve como objetivo propor um instrumento que, sob a ótica da biblioteca universitária e em colaboração com os demais atores institucionais envolvidos nas avaliações do MEC, ofereça suporte aos NDEs na verificação e adequação das bibliografias básica e complementar dos cursos de graduação. A proposta visa garantir mais agilidade, visibilidade e confiabilidade e, na medida do possível, automatizar esse processo, que tende a ser longo e trabalhoso para todos os envolvidos.

2 METODOLOGIA

O presente trabalho configura-se como um relato de experiência, fundamentado na definição e no roteiro metodológico propostos por Mussi, Flores e Almeida (2021). Segundo os autores, esse tipo de produção caracteriza-se por apresentar uma vivência acadêmica ou profissional, tendo como característica principal a descrição de uma intervenção realizada em determinado contexto institucional.

O referido roteiro sugere que na seção “Introdução” devem ser apresentados os conceitos-chave do tema, a importância e o objetivo do relato. Na seção seguinte, “Procedimentos Metodológicos”, devem ser detalhados itens como o período temporal, a descrição do local, a caracterização da atividade, o tipo de vivência, o público-alvo, os recursos, as ações realizadas, os instrumentos utilizados e os critérios de análise. Em seguida, na seção “Resultados” devem ser apresentados os resultados obtidos e as principais experiências vivenciadas enquanto na seção “Discussão” apresentam-se o diálogo com a literatura, o comentário sobre as informações do relato, a análise crítica das informações, a identificação de dificuldades e potencialidades. Finalmente, as Considerações Finais ou a Conclusão visam descrever se o intuito original foi alcançado e apresentar proposições futuras. Para o presente artigo, apenas os elementos e perguntas norteadoras pertinentes à experiência relatada foram incorporados e os resultados e discussões foram aglutinados em seção única, adaptando-se à estrutura conforme a necessidade da pesquisa.

Foram utilizadas duas ferramentas de inteligência artificial (ChatGPT e DeepSeek) com a única finalidade de revisão de partes do texto quanto à concisão, clareza e correção ortográfica e gramatical. Nenhuma ferramenta foi utilizada como apoio na condução do projeto, análise dos resultados ou escrita do texto original deste relato de experiência.

A experiência relatada foi desenvolvida no âmbito da Biblioteca do Centro de Ciências da Saúde (BIBLIOCCS), integrante do Sistema Integrado de Bibliotecas (SIB) da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES). O SIB-UFES constitui um órgão suplementar vinculado diretamente à Reitoria e, por meio da Biblioteca Central (BC), coordena os procedimentos técnicos e administrativos relacionados às atividades de apoio ao ensino, à pesquisa, à extensão e à gestão das bibliotecas da instituição.

A BIBLIOCCS dispõe, atualmente, de uma equipe composta por quatro bibliotecários e cinco servidores técnico-administrativos, além de contar com a colaboração de bolsistas e estagiários em regime rotativo. Situada no campus de Maruípe, em Vitória (ES), a biblioteca tem como público principal a comunidade acadêmica do Centro de Ciências da Saúde (CCS), prestando atendimento aos cursos de graduação em Enfermagem, Farmácia, Fisioterapia, Fonoaudiologia, Medicina, Nutrição, Odontologia e Terapia Ocupacional. Adicionalmente, oferece suporte a docentes, discentes e pesquisadores dos programas de pós-graduação da área, bem como, em menor escala, à comunidade externa e aos profissionais vinculados ao Hospital Universitário Cassiano Antônio Moraes (HUCAM).

A partir do ano de 2020, por solicitação conjunta das direções do SIB-UFES e do CCS, identificou-se a necessidade de aprimorar a eficiência do processo de verificação das bibliografias utilizadas nos cursos de graduação, especialmente aquelas exigidas nos processos avaliativos do INEP/MEC. Para atender a essa demanda, constituiu-se um grupo de trabalho coordenado pela BIBLIOCCS, com a participação de representantes departamentais dos cursos atendidos.

Os procedimentos metodológicos adotados pela BIBLIOCCS para conduzir essa iniciativa se desenvolveram em dois níveis complementares. O primeiro nível, voltado à problematização da pesquisa, compreendeu: a) pesquisa documental, com a leitura e comparação dos Instrumentos de Avaliação de Cursos de Graduação do INEP/MEC (edições de 2015 e 2017) e de normativas institucionais da UFES relativas à gestão de bibliografias e planos de ensino; e b) pesquisa bibliográfica, mediante levantamento da literatura científica sobre verificação e gestão de bibliografias em bibliotecas universitárias, especialmente no contexto dos processos avaliativos do MEC.

O segundo nível, orientado ao levantamento da situação institucional e ao desenvolvimento do instrumento proposto neste relato, envolveu: a) brainstorming com a equipe da biblioteca a partir da experiência prática acumulada no acompanhamento dos processos de avaliação dos cursos atendidos e b) uma sessão de discussão em grupo com os representantes departamentais, na qual eles foram estimulados a expor livremente as dificuldades enfrentadas em suas rotinas de trabalho relacionadas às bibliografias.

Além disso, ainda que de forma não estruturada, a observação direta do fluxo de trabalho de conferência do acervo pela biblioteca e seu contato com docentes e gestores complementaram a coleta de dados, permitindo identificar gargalos operacionais e de comunicação, identificando desafios coletivos e demandas dos diferentes atores institucionais.

A combinação de todos esses dados obtidos permitiu elencar problemas e potenciais soluções, sistematizados posteriormente pela equipe da BIBLIOCCS e finalmente proceder à elaboração, descrição e implementação do instrumento de verificação das bibliografias, apresentado nos resultados a seguir.

3 RESULTADOS E DISCUSSÃO

Como mencionado, a análise documental realizada no âmbito deste relato de experiência teve como objeto dois conjuntos de documentos: as edições de 2015 e 2017 dos Instrumentos de Avaliação de Cursos de Graduação do INEP/MEC e normativas institucionais da UFES relativas à gestão de bibliografias e planos de ensino. A comparação entre esses documentos evidenciou mudanças nos critérios avaliativos e permitiu identificar lacunas e responsabilidades compartilhadas que fundamentaram a proposta do instrumento desenvolvido.

Um ponto de incerteza recorrente na avaliação das bibliografias é a sua análise quantitativa. O Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação Presencial e à Distância do ano de 2015 apresentava critérios quantitativos para cálculo dos conceitos, indicando quantidades ideais de títulos por disciplina e de exemplares físicos por vagas disponibilizadas (a disponibilidade de acervo digital reduzia a quantidade de exemplares físicos necessários). A obtenção do conceito 5, por exemplo, ocorria quando:

[...] o acervo da bibliografia básica, com no mínimo três títulos por unidade curricular, está disponível na proporção média de um exemplar para menos de 5 vagas anuais pretendidas/autorizadas, de cada uma das unidades curriculares, de todos os cursos que efetivamente utilizam o acervo, além de estar informatizado e tombado junto ao patrimônio da IES (INEP, 2015, p. 36, grifo nosso).

[...] o acervo da bibliografia complementar possui, pelo menos, cinco títulos por unidade curricular, com dois exemplares de cada título ou com acesso virtual (INEP, 2015, p. 37, grifo nosso).

Porém, o instrumento publicado pelo INEP/MEC em 2017 e vigente atualmente passou a apontar critérios menos objetivos. Para obter conceito 5, tanto na bibliografia básica quanto na complementar, a demanda passou a ser a seguinte:

O acervo físico está tombado e informatizado, o virtual possui contrato que garante o acesso ininterrupto pelos usuários e ambos estão registrados em nome da IES. O acervo da bibliografia [...] é adequado em relação às unidades curriculares e aos conteúdos descritos no PPC e está atualizado, considerando a natureza das UC. Da mesma forma, está referendado por relatório de adequação, assinado pelo NDE, comprovando a compatibilidade, em cada bibliografia básica da UC, entre o número de vagas autorizadas (do próprio curso e de outros que utilizem os títulos) e a quantidade de exemplares por título (ou assinatura de acesso) disponível no acervo. Nos casos dos títulos virtuais, há garantia de acesso físico na IES, com instalações e recursos tecnológicos que atendem à demanda e à oferta ininterrupta via internet, bem como de ferramentas de acessibilidade e de soluções de apoio à leitura, estudo e aprendizagem. O acervo possui exemplares, ou assinaturas de acesso virtual, de periódicos especializados que suplementam o conteúdo administrado nas UC.O acervo é gerenciado de modo a atualizar a quantidade de exemplares e/ou assinaturas de acesso mais demandadas, sendo adotado plano de contingência para a garantia do acesso e do serviço (INEP, 2017a, p. 33, grifo nosso).

A falta de parâmetros objetivos cria algumas dificuldades quanto ao que deve ser considerado como “adequado”. Ainda assim, cabe ao NDE referendar essa adequação, inclusive quanto à quantidade de títulos e exemplares (INEP, 2017b). Sousa (2018, p. 102) coloca o dilema da seguinte forma:

Por mais que o instrumento de avaliação dos cursos de graduação passe para o NDE essa função de validar o quantitativo, surge a dúvida: como o NDE irá avaliar e/ou respaldar o quantitativo de títulos básicos e complementares de acordo com o quantitativo de vagas de um componente curricular, sem parâmetros que justifiquem o tempo de aprendizado que o discente precisa para assimilar o conteúdo do livro?

A atualização do instrumento de avaliação do MEC em 2017, portanto, aponta para uma mudança da avaliação quantitativa para a qualitativa, bem como para ampliação do valor do acervo digital. Introduz ainda a gestão do acervo como critério e a indicação da responsabilidade do NDE para atestar a adequação das bibliografias. Ainda que a biblioteca e os profissionais que a compõem não sejam diretamente mencionados, fica evidente que o seu envolvimento de forma ativa no processo é imprescindível, inclusive porque a gestão do acervo não deve ser realizada apenas com vistas às visitas do MEC.

Nesse sentido, como reflexão tangencial ao escopo deste relato, é importante reforçar a distinção entre verificação e diagnóstico do acervo: conforme Figueiredo e Cunha (1967), o escopo do trabalho aqui desenvolvido, compreendendo a identificação de títulos indicados nos planos de ensino, corresponde fundamentalmente a uma operação de verificação bibliográfica, e não propriamente a um diagnóstico de coleções. Também é uma análise predominantemente quantitativa referente primariamente à dimensão didática do acervo (Miranda, 1980), ainda que busque oferecer subsídios para análises mais qualitativas.

A natureza do diagnóstico, por outro lado, é ampla e multidimensional, voltada à avaliação do acervo como um todo, considerando critérios como representatividade temática, profundidade, atualidade e cobertura em relação às necessidades da comunidade atendida. Essas necessidades não são necessariamente capturadas nos planos de ensino, como as atividades de apoio à comunidade externa por meio da extensão, a preservação da memória institucional, as obras direcionadas a lazer e cultura ou obras com objetivo de acessibilidade, por exemplo. Limitar a gestão do acervo aos processos avaliativos seria, portanto, negligenciar dimensões igualmente essenciais para o cumprimento pleno da missão de uma biblioteca universitária.

Ainda assim, o processo de verificação e validação das bibliografias dos planos de ensino é dispendioso e apresenta diversas complexidades e, por isso, buscou-se desenvolver uma abordagem que proporcionasse maior racionalidade, agilidade e eficiência na análise dessas informações à luz dos indicadores constantes no Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação do INEP/MEC.

Verificou-se, nesse sentido, a necessidade de automatizar etapas do processo que não demandassem julgamento subjetivo ou análise qualitativa mais aprofundada, já que até a conclusão do projeto aqui descrito o levantamento das bibliografias era realizado de modo predominantemente manual, a partir de documentos em formato Word. Essa dinâmica impossibilitava a extração e o tratamento automatizado dos dados informados pelos docentes. Apesar da impossibilidade de automatizar a coleta inicial de informações pertinentes aos docentes (títulos, anos de publicação adequados, editoras e quantidades de exemplares), percebeu-se que essa coleta poderia ser realizada de forma mais eficiente e que parte significativa das análises subsequentes seria passível de automatização.

Em uma primeira etapa, a partir do levantamento de dados junto à equipe da biblioteca emergiu, portanto, o objetivo central de desenvolver um instrumento que permitisse a visualização da situação das bibliografias exigindo o mínimo esforço operacional por parte de seus diferentes usuários (bibliotecários, docentes, NDEs, gestores) e facilitasse a adoção coletiva durante o processo. Considerou-se essencial que o instrumento fosse de atualização dinâmica, possibilitando tanto o trabalho simultâneo quanto o assíncrono dos envolvidos, além de eliminar a necessidade de novos investimentos em recursos humanos ou tecnológicos. Assim, buscou-se uma solução viável dentro da infraestrutura institucional existente, sem a necessidade de ampliação de equipe ou contratação de serviços de desenvolvimento de software.

Com base nessas premissas, foram formuladas questões norteadoras cuja resolução seria potencialmente automatizável e que, em conjunto, orientaram o desenvolvimento do instrumento proposto:

• a) Caso o curso fosse avaliado na data atual, qual conceito o MEC atribuiria às bibliografias?

• b) Todas as disciplinas contemplam as quantidades mínimas de títulos e exemplares exigidas? Em caso negativo, quais não atendem a esses requisitos?

• c) Quantos e quais títulos estão desatualizados, quantos possuem acesso eletrônico e quais demandam aquisição?

• d) Quais são as “emergências” - isto é, as disciplinas e títulos que podem impactar negativamente o conceito do curso e que, portanto, deveriam ser priorizados?

• e) Quais são as principais editoras e bases de dados responsáveis pelos títulos informados nos planos de ensino?

• f) Quando foi realizada a última verificação das bibliografias do curso?

Essas perguntas serviram de base para a estruturação do instrumento e para a definição dos parâmetros analíticos que seriam incorporados à metodologia do projeto, permitindo alinhar o desenvolvimento técnico à lógica avaliativa do INEP/MEC e às demandas cotidianas das bibliotecas universitárias.

Numa segunda etapa, a partir também das manifestações dos demais atores institucionais, foi possível identificar as principais dificuldades relacionadas ao processo de verificação das bibliografias. O propósito central dessa fase foi mapear os desafios enfrentados no fluxo de trabalho e propor soluções preliminares, mesmo que em nível conceitual, capazes de subsidiar o desenvolvimento de procedimentos e ferramentas mais adequadas à realidade institucional.

O Quadro 1 sintetiza os principais itens identificados durante as discussões realizadas com os diferentes grupos de participantes (gestores, coordenadores de curso, membros do NDE e bibliotecários), destacando as dificuldades levantadas e as possíveis soluções teóricas sugeridas a partir do diálogo coletivo:

Quadro 1
Principais desafios para a verificação das bibliografias a partir da visão coletiva.

Desafio	Solução teórica
Informação do docente não chega à biblioteca. Ex.: mudanças nas bibliografias das disciplinas não são informadas à biblioteca.	Estabelecer contato mais frequente entre biblioteca, NDEs e docentes.
Informação da biblioteca não chega ao docente. Ex.: novas aquisições de livros físicos ou eletrônicos não são bem divulgadas e o docente não fica ciente.	Ampliar canais de comunicação e frequência de divulgação (site específico, AVA, Whatsapp, e-mails). Repetir comunicações de forma recorrente, no mínimo a cada semestre.
Troca de grande volume de e-mails e/ou versões de arquivos. Ex.: por vezes são enviados programas diferentes para uma mesma disciplina, dificultando a checagem.	Registrar essas informações em ferramenta que apresente fluxo único, transparente e amplamente divulgado de informação em ambas as direções (do docente para a biblioteca e da biblioteca para o docente).
Análise das bibliografias toma muito tempo, não é eficiente e ocorre quando há prazos apertados, dificultando inclusive a aquisição em tempo hábil. Ex.: alguns cursos organizam os diversos programas de disciplinas em pastas com arquivos individuais, registram a disponibilidade de exemplares em cada arquivo e depois precisa olhar um a um procurando as pendências, tudo isso próximo à visita do MEC.	Desenvolver ferramenta que seja fácil de atualizar, que consolide os dados de todos os programas de disciplina em apenas um local e que permita a identificação de pendências mediante filtragem.
Dificuldade de identificar quais títulos/disciplinas afetam negativamente o conceito do curso a fim de resolvê-las com prioridade	Desenvolver ferramenta que calcule e apresente essa informação de forma automática.
Docente não sabe se a quantidade de exemplares disponíveis para cada título de sua disciplina é suficiente ou não.	Desenvolver ferramenta que calcule e apresente essa informação de forma automática.
A biblioteca recebe listas de solicitação de compras desnecessárias (contendo livros já disponíveis de maneira adequada ou que poderiam ser facilmente substituídos), ou sem seguir o devido processo.	Desenvolver ferramenta que demande a checagem prévia dos títulos já existentes na biblioteca e a partir do qual a lista de aquisições seja gerada automaticamente; oficializar o processo de aquisição a partir desse instrumento.
Dificuldade de identificar livros que atendam a mais de uma disciplina/curso, que demandam aquisição de maior quantidade de exemplares físicos, caso não possuam acesso eletrônico.	Desenvolver ferramenta que consolide informações de todas as disciplinas e aponte essa recorrência interna (dentro de um mesmo curso) ou idealmente também externa (entre vários cursos).
Dificuldade para identificar orçamento estimado necessário para aquisição de livros quando surge disponibilidade de verba.	Desenvolver ferramenta que apresente essa informação de forma automática.
Dificuldade para afirmar se o melhor custo x benefício é a aquisição de exemplares físicos ou a assinatura de bases de dados, considerando custo e conveniência,	Desenvolver ferramenta que apresente custos e permita verificar o impacto financeiro de assinar ou cancelar o acesso a determinada base de dados a partir das bibliografias dos cursos.
Docentes sofrem sobrecarga de trabalho e já têm atividades demais para ter que usar uma nova ferramenta.	Reaproveitar informações a partir de alguma atividade que ele já realize.
Falta de aderência aos processos de comunicação e aquisição propostos pela biblioteca.	Formalizar o processo proposto por meio de oficialização pela Direção do Centro.
Docentes informam ter dificuldade com o uso do catálogo ou das bases de e-books para identificar a disponibilidade de exemplares.	Oferecer treinamentos presenciais e tutoriais eletrônicos.
Biblioteca tem equipe pequena e recebe muitas dúvidas recorrentes sobre os mesmos tópicos Ex.: qual a quantidade ideal de títulos e exemplares, que tipos de obras podem ser informados, se acesso eletrônico tem o mesmo peso do livro físico etc.	Centralizar essas informações em endereço eletrônico que possa ser facilmente indicado pela equipe da biblioteca para sanar as principais dúvidas recorrentes.
Ainda que o sistema da biblioteca permita atrelar um título a determinada disciplina para gerar relatórios automatizados, o processo é lento e só funciona caso a comunicação entre docentes e biblioteca seja perfeita, o que não acontece. Além disso, é preciso cadastrar as múltiplas edições válidas para uma mesma obra quando são indicadas em uma disciplina e removê-las quando são alteradas ou ficam obsoletas, tornando o processo moroso, não confiável e de alta demanda para a equipe reduzida da biblioteca.	Desenvolver ferramenta de fácil utilização e que possa ser preenchida pelo próprio Docente de cada disciplina.

Foi identificada a percepção, prevalente entre diversos membros da instituição, de que caberia à biblioteca a checagem da quantidade de títulos e exemplares das bibliografias e a avaliação sobre sua adequação. Porém, durante os diálogos realizados na segunda etapa do projeto, emergiram algumas questões relacionadas à qualidade e consistência das referências bibliográficas informadas nos planos de ensino.

Observou-se que, de modo recorrente, a biblioteca identificava erros, repetições e inconsistências nas referências enviadas pelos docentes, o que dificultava a localização e a verificação dos títulos correspondentes no acervo e suas respectivas quantidades. Essa dificuldade tornava o processo de verificação mais moroso e sujeito a interpretações equivocadas.

Outro ponto identificado foram casos em que determinadas obras indicadas pelos docentes não possuíam exemplares disponíveis na instituição, embora houvesse no acervo títulos equivalentes ou muito similares que poderiam, em princípio, substituir as referências originais. Contudo, a biblioteca não possui autonomia nem expertise disciplinar para determinar a adequação pedagógica dessas substituições, especialmente em áreas de conhecimento altamente especializadas, nas quais apenas o docente responsável pela disciplina ou o NDE teria condições de avaliar a pertinência acadêmica das obras.

Diante dessa constatação, a biblioteca apresentou o argumento, aceito sem objeções pelos demais participantes, de que a necessidade de consultar individualmente os docentes e o NDE para validar ou corrigir referências não encontradas resultava em retrabalho e ineficiência do processo. Argumentou-se que seria mais produtivo e confiável que, em vez de enviar as indicações de bibliografias para a checagem da biblioteca por e-mail ou outro formato, os próprios docentes (ou o NDE, a depender do caso) preenchessem esses dados diretamente em um instrumento unificado com as informações sobre as bibliografias de suas disciplinas, uma vez que já detêm a competência técnica e a responsabilidade formal sobre o conteúdo delas. Tal prática reduziria redundâncias, aumentaria a precisão dos dados e fortaleceria a confiabilidade da verificação das bibliografias.

Essa proposta encontrou respaldo nas normativas institucionais da UFES, que atribuíram aos docentes e aos órgãos de gestão acadêmica a responsabilidade pela verificação e atualização das referências:

Na indicação e aprovação de alterações de referências bibliográficas básicas e/ou complementares, os órgãos, setores e/ou instâncias envolvidos deverão observar as disponibilidades nas Bibliotecas Central e/ou Setoriais, tanto no que respeita à existência do material quanto no que respeita às quantidades necessárias para atender ao quantitativo de estudantes dos cursos que utilizam a mesma bibliografia (UFES, 2017a, art. 3.º, § 3.º, grifo nosso).

Na Ufes a Instrução Normativa nº 1/2017 - Prograd, alterada pela IN nº 03/2017, estabelece a inclusão do Plano de Ensino no Portal do Docente e sob a responsabilidade deste. [...] Ao docente cabe organizar semestralmente seu Plano de Ensino com o devido cronograma seguindo a Ementa, Bibliografias básicas e complementares que constam no PPC e submetê-lo para aprovação do Departamento acadêmico responsável pela oferta da disciplina, conforme determina o Regimento da Ufes, nos artigos 30 e 91, e posteriormente divulgar e discutir com os estudantes matriculados na disciplina. Eventuais alterações de cronograma combinadas com as turmas de estudantes deverão ser informadas ao Departamento para registro e ao Colegiado para acompanhamento (UFES, 2017b, tópico “Plano de ensino para disciplinas de cursos de graduação”, grifo nosso).

Com base no cenário descrito foi elaborada uma proposta de operacionalização do processo de verificação das bibliografias, fundamentada na sistematização das demandas identificadas e na busca por soluções práticas e sustentáveis no contexto institucional. Essa proposta consistiu no desenvolvimento de ferramentas de apoio e na definição de um fluxo de trabalho padronizado, capazes de integrar os diferentes atores envolvidos de maneira articulada e eficiente, fortalecendo a comunicação entre os setores e promovendo maior transparência e rastreabilidade, inclusive na aquisição de novas bibliografias.

O modelo proposto buscou, portanto, equilibrar a simplificação operacional com a conformidade normativa, de modo que a biblioteca possa exercer sua função técnica com maior eficiência, ao mesmo tempo em que os docentes e NDEs compartilhem a responsabilidade acadêmica sobre a adequação das bibliografias.

Considerando a expertise da equipe da biblioteca e a necessidade de empregar recursos disponíveis na instituição, optou-se pelo uso do software Microsoft Excel para o desenvolvimento do instrumento, em forma de uma planilha estruturada. A escolha pelo Excel justificou-se por sua ampla acessibilidade e versatilidade na aplicação de fórmulas e automações, características que permitem a criação de soluções dinâmicas sem a necessidade de desenvolvimento de software específico ou investimento adicional em infraestrutura tecnológica.

A planilha foi projetada para ser acessada por meio de um endereço eletrônico, viabilizando o trabalho remoto a todos os interessados. Dessa forma, o preenchimento dos dados sobre os títulos e quantidade das obras que compõem as bibliografias e a análise de sua adequação podem ocorrer tanto de forma síncrona quanto assíncrona, facilitando o trabalho colaborativo entre os participantes. Além disso, foi implementada a possibilidade de duas modalidades de acesso distintas: uma com permissão de edição, destinada aos docentes e NDEs, responsáveis pelo preenchimento e atualização dos dados; outra com acesso apenas para visualização, direcionada a públicos como discentes, gestores institucionais ou comissões de avaliação, ampliando a transparência sobre a gestão das bibliografias.

A estrutura da planilha é composta por sete abas principais, cada uma com funções específicas relacionadas às etapas do levantamento, verificação e análise das bibliografias. A seguir, nas subseções 3.1 a 3.8, são apresentados os nomes e funções de cada uma das abas, bem como captura das respectivas telas. Um exemplo de planilha preenchida está disponível para download e testes no repositório Zenodo¹. Qualquer instituição pode, se desejar, utilizá-la realizando eventuais adaptações à sua realidade.

Complementarmente, foi desenvolvido um website destinado a documentar a forma de uso da planilha, reunindo conteúdos de apoio, em formatos textuais e multimídia, com a função de centralizar informações, orientações e tutoriais especialmente para docentes, coordenadores de curso e NDEs. Na subseção 3.9 é apresentado o website que dá suporte ao processo, que está disponível publicamente².

3.1 Planilha - Aba “Bibliografias” - Núcleo Operacional do Processo

Esta aba específica constitui a única interface da planilha que demanda inserção manual de dados, posicionando-se, portanto, como o núcleo operacional de todo o fluxo de trabalho. As informações contidas nas demais abas do instrumento são derivadas e atualizadas automaticamente com base nos dados registrados nesta aba matriz.

Nesta interface, os docentes responsáveis por cada disciplina inserem os dados bibliográficos em uma tabela estruturada. As colunas dessa tabela contemplam um conjunto de metadados essenciais sobre cada obra das bibliografias, incluindo, mas não se limitando a: referência bibliográfica completa no formato ABNT, editora, valor de aquisição, classificação do tipo de bibliografia (básica ou complementar), quantitativo de exemplares físicos disponíveis no acervo, indicação de disponibilidade digital da obra, em bases de dados assinadas. A Figura 1 apresenta um exemplo da estruturação das colunas da aba “Bibliografias”.

Figura 1
Exemplos de tela da aba Bibliografias

A tabela apresenta diversas colunas calculadas de forma automática a partir dos dados informados pelos docentes. A título de exemplo, em uma das colunas é informado o conceito previsto para cada obra com base em um algoritmo predefinido (vide seção 3.8 para detalhes metodológicos). Paralelamente, existem colunas cuja finalidade é orientar o NDE por meio do cálculo, por exemplo, do número ideal de exemplares físicos necessários para que a obra atinja o conceito máximo (5) e da quantidade de exemplares a adquirir para atingir esse ideal. Dessa forma, os docentes podem analisar criticamente as obras de seu plano de disciplina em tempo real, enquanto o NDE conta com informações destinadas, por exemplo, à consolidação das necessidades de aquisição e suas respectivas justificativas técnicas e pedagógicas.

Para garantir a integridade e a completude dos dados, a tabela é dotada ainda de mecanismos de validação visual automáticos. Estes recursos destacam campos obrigatórios que não foram preenchidos e sinalizam inconsistências lógicas nos registros, tais como a indicação de disponibilidade de acesso eletrônico sem a devida especificação da base de dados correspondente. Esta funcionalidade visa minimizar erros e assegurar a qualidade da informação coletada junto aos docentes.

3.2 Planilha - Aba “Painel” - Análise e Panorama Automatizado das Bibliografias

A aba intitulada "Painel" constitui um módulo responsável pela consolidação e apresentação automatizada de métricas essenciais para a gestão bibliográfica. Esta funcionalidade opera por meio da agregação e análise dos dados inseridos na aba de preenchimento manual (“Bibliografias”), transformando-os em informações estratégicas de apoio à tomada de decisão pelos NDEs e pela própria biblioteca. A Figura 2 apresenta exemplos de tela da aba “Painel”.

Figura 2
Exemplos de tela da aba Painel

As informações são organizadas e exibidas nas seguintes categorias principais:

• a) Indicadores de conformidade e consistência: Apresenta quantitativos de pendências, tais como a quantidade de obras com campos obrigatórios não preenchidos (ex.: título, editora, ano de publicação). Adicionalmente, identifica inconsistências lógicas nos registros, como a indicação de disponibilidade de acesso online sem a respectiva especificação da base de dados em que a obra pode ser acessada.

• b) Indicadores de adequação pedagógica: Destaca pontos de atenção relativos à composição bibliográfica, como a quantidade de disciplinas que possuem um número de títulos inferior ou superior ao mínimo recomendado para cada tipo de bibliografia (básica e complementar).

• c) Projeções e estimativas: Fornece estimativas automáticas de conceito, com base no algoritmo predefinido, e projeções de custo para aquisições, permitindo um planejamento orçamentário preliminar.

• d) Análise temporal (idade do acervo): Calcula e exibe a distribuição temporal dos títulos, categorizando-os em obras anteriores ou posteriores a um ano de corte específico, o que permite uma avaliação da atualização do acervo.

• e) Dados gerais consolidados: Resume os totais gerais do curso, incluindo número total de títulos, quantidade de disciplinas e o volume de obras com acesso digital disponível, oferecendo uma visão macro da situação bibliográfica.

Em síntese, a aba "Painel" funciona como um dashboard de controle, centralizando a análise diagnóstica e conferindo agilidade, objetividade e transparência ao processo de avaliação e gestão das bibliografias.

3.3 Planilha - Aba “Filtros” - Da análise macro à intervenção micro

Enquanto a aba "Painel" fornece uma visão macro e quantitativa, permitindo identificar quantos itens das bibliografias podem demandar a atenção do NDE e da biblioteca, a aba "Filtros" viabiliza a ação corretiva ao permitir identificar quais são esses itens. A Figura 3 apresenta um exemplo da tela da aba “Filtros”.

Figura 3
Exemplo de tela da aba “Filtros”

Por meio de uma interface de filtragem dinâmica e multidimensional, é possível aplicar critérios seletivos a qualquer campo presente na tabela das bibliografias. A lista de bibliografia pode ser filtrada, por exemplo, por conceito previsto (para priorizar obras em situação crítica), por editora ou ano de publicação (para análises de representatividade e atualidade), por disciplina (focando em unidades curriculares específicas), por modalidade de acesso (para listar títulos que carecem de acesso digital), entre outras possibilidades.

O potencial analítico da ferramenta revela-se na capacidade de criar filtros combinados para identificar cenários complexos. É possível, por exemplo, gerar uma lista instantânea de "títulos sem acesso digital e com quantidade de exemplares físicos abaixo do ideal", ou de "títulos publicados há mais de 10 anos e classificados como bibliografia básica". Estas combinações permitem uma triagem precisa e direcionada, saindo da simples percepção de que "existem problemas" para a clara identificação de "quais são exatamente os problemas e onde eles se localizam", já que quando os filtros são ativados, a aba Bibliografias passa a exibir apenas os títulos que os atendam, ocultando os demais. Ao desativar os filtros, todos os títulos voltam a ser exibidos normalmente.

Dessa forma, estabelece-se um fluxo de trabalho eficiente, na medida em que a aba "Painel" sinaliza a existência e a escala de questões a resolver enquanto a aba "Filtros" instrumentaliza a sua localização, permitindo que as intervenções sejam baseadas em evidências concretas e detalhadas, otimizando o tempo e os esforços dos NDEs e da biblioteca.

3.4 Planilha - Aba “QtdTitulosPorDisciplina” - Adequação dos títulos

Esta aba apresenta, de forma automática e sintética, a quantificação de títulos pertencentes às bibliografias básica e complementar em cada disciplina do curso. A interface emprega mecanismos de validação visual, por meio de sinalização cromática, para destacar desvios em relação aos parâmetros quantitativos preestabelecidos. A Figura 4 apresenta um exemplo da tela da aba “QtdTitulosPorDisciplina”.

Figura 4
Exemplo de tela da aba QtdTitulosPorDisciplina

Nesta aba, quantidades de títulos inferiores ao mínimo recomendado são destacadas na cor laranja, identificando disciplinas cuja composição bibliográfica insuficiente pode impactar negativamente o conceito durante a avaliação. Por outro lado, quantidades de títulos superiores às necessidades mínimas são realçadas em verde, sinalizando situações que, embora não prejudiciais ao conceito avaliativo, podem indicar redundância ou gerar demandas de aquisição não essenciais, com implicações para a eficiência na alocação de recursos financeiros.

A funcionalidade permite, portanto, uma análise rápida e dirigida, concentrando os esforços de revisão do NDE e da biblioteca nos casos que mais demandam intervenção, seja para sanar carências ou para otimizar investimentos.

3.5 Planilha - Aba “MédiaConceitosPorDisciplina” - Adequação dos exemplares

Esta aba tem como função principal consolidar e apresentar, de forma automatizada, a média dos conceitos atribuídos à Bibliografia Básica de cada disciplina. Enquanto a aba "Bibliografias" atribui um conceito individual a cada título, este módulo sintetiza essas informações em um indicador global por disciplina. A Figura 5 apresenta um exemplo da tela da aba “MédiaConceitosPorDisciplina”.

Figura 5
Exemplo de tela da aba Média Conceitos por Disciplina

O mecanismo opera calculando a média aritmética dos conceitos dos títulos que compõem a bibliografia básica de cada disciplina. Para facilitar a identificação de prioridades e pontos críticos, a interface emprega um sistema de alerta visual baseado em cores. Médias que se situam abaixo do patamar mínimo desejável, predefinido como parâmetro de qualidade, são automaticamente destacadas na cor laranja.

Esta sinalização cromática permite uma identificação rápida e eficiente das disciplinas cuja bibliografia básica pode apresentar disponibilidade insuficiente de exemplares, demandando, portanto, uma análise mais aprofundada pelo NDE e ações corretivas pela biblioteca. A ferramenta visa, assim, otimizar o processo de gestão, direcionando esforços para onde são mais necessários.

3.6 Planilha - Aba “Impressão” - Formatação automática para documentos acadêmicos

Em virtude da disposição tabular dos dados na aba "Bibliografias", a transposição dessas informações para documentos institucionais, como PPCs e Planos de Ensino, tende a demandar significativos retrabalhos de formatação. Estes documentos, por sua natureza formal, exigem a apresentação das referências em texto corrido e em layout otimizado para o formato A4. O objetivo da aba "Impressão" é mitigar essa inadequação de formato e eliminar a necessidade de ajustes manuais.

Esta funcionalidade atua como um módulo de reestruturação automática, reorganizando as referências bibliográficas a partir dos dados brutos da planilha e apresentandoas em um formato textual contínuo, devidamente segmentado por período, disciplina e tipo de bibliografia (básica e complementar). A Figura 6 apresenta um exemplo da tela da aba “Impressão”.

Figura 6
Exemplo de tela da aba Impressão

A saída gerada nesta aba reproduz de maneira mais aproximada as normas de formatação exigidas para os documentos acadêmicos supracitados. Dessa forma, o conteúdo pode ser copiado e colado diretamente nos documentos finais, preservando a estrutura adequada. Esta automação representa um ganho substancial de produtividade, assegurando a padronização e reduzindo a ocorrência de erros inerentes ao processo manual de transcrição e formatação.

3.7 Planilha - Aba “ConceitoBásica” - Estimativa do conceito final da Bibliografia Básica

Os conceitos MEC calculados e apresentados nas demais abas da planilha, seja ao nível de obra individual ou como média por disciplina, servem primariamente como indicadores que buscam sinalizar potencialidades e fragilidades do acervo. Mas não representam fielmente a metodologia prescrita pelos instrumentos de avaliação do INEP/MEC. A aba "Conceito da Básica" busca gerar uma estimativa de conceito consolidado para o conjunto da Bibliografia Básica que se aproxima de forma mais precisa da lógica avaliativa oficial. A Figura 7 apresenta um exemplo da tela da aba “ConceitoBásica”.

Figura 7
Exemplo de tela da aba “ConceitoBásica”

Os critérios específicos que fundamentam o que a biblioteca considerou como “maior aproximação” são detalhados na seção 3.8. Para facilitar a interpretação dos resultados, a interface aplica um alerta visual, destacando na cor amarela os conceitos finais que se situam abaixo do patamar mínimo considerado aceitável. Desta forma, a aba fornece aos gestores uma projeção mais confiável do desempenho esperado no eixo das bibliografias, subsidiando ações corretivas de maneira fundamentada antes mesmo do processo formal de avaliação.

3.8 Observações quanto ao cálculo dos conceitos

Conforme mencionado na introdução deste trabalho, o Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação do INEP/MEC vigente desde 2017 apresenta parâmetros menos objetivos para a aferição dos conceitos relativos às bibliografias básica e complementar quando comparado ao instrumento anterior, de 2015. No modelo atual, não há referência explícita a quantidades mínimas de títulos ou exemplares, sendo atribuída ao NDE a responsabilidade de definir o que se considera “adequado”.

Após diálogo com a Secretaria de Avaliação Institucional da UFES, foi estabelecido um modelo híbrido de cálculo dos conceitos relacionados às bibliografias, buscando conciliar a objetividade do instrumento de 2015 com a flexibilidade interpretativa do instrumento de 2017.

Sendo assim, a planilha foi configurada para calcular automaticamente os conceitos com base nos valores e parâmetros quantitativos estabelecidos no instrumento de 2015, tais como proporções entre número de títulos, exemplares e vagas ofertadas. Contudo, em conformidade com o instrumento de 2017, foi introduzida uma exceção específica para obras com disponibilidade digital, que recebem conceito máximo (5) de forma automática. A mesma lógica de ponderação foi aplicada ao cálculo dos conceitos por disciplina.

Cabe destacar que esses parâmetros têm caráter orientador e não normativo. Sua função é apoiar a análise crítica dos NDEs, oferecendo um ponto de partida objetivo para o processo de verificação e adequação das bibliografias. Podem, contudo, ser adotados entendimentos distintos, desde que as decisões sejam devidamente justificadas à luz das especificidades do curso e sustentadas por argumentos identificados no planejamento curricular. Dessa forma, o modelo híbrido busca equilibrar rigor técnico e autonomia acadêmica, contribuindo para um processo avaliativo mais transparente, coerente e adaptado à realidade institucional.

Um aspecto que merece reflexão a partir da experiência aqui relatada diz respeito à necessidade de uma política de desenvolvimento de coleções como documento formal que fundamente e legitime as decisões tomadas pela biblioteca. O instrumento de avaliação do INEP/MEC vigente desde 2017, conforme já apresentado, adotou critérios mais subjetivos e qualitativos em substituição aos parâmetros quantitativos explícitos do instrumento anterior. Por um lado a subjetividade representa um desafio, mas por outro aponta para a oportunidade para que a biblioteca, apoiada em uma política formalmente instituída, estabeleça seus próprios parâmetros orientadores.

Nesse sentido, uma política de desenvolvimento de coleções (a ser considerada um marco referencial que antecede e orienta as avaliações em vez de um instrumento meramente subordinado aos critérios do INEP/MEC), pode conferir maior autonomia técnica à biblioteca e transformar a subjetividade dos critérios avaliativos em uma oportunidade para demonstrar, com rigor e consistência, a qualidade da gestão do acervo, fundamentando o desenvolvimento de coleções na missão institucional, nas necessidades da comunidade universitária e nas especificidades dos cursos atendidos.

3.9 O website e o suporte da biblioteca

A biblioteca assumiu o compromisso de oferecer suporte técnico e informacional a docentes e NDEs em todas as etapas do processo de verificação e adequação das bibliografias. Esse suporte é prestado por meio de e-mail e telefone institucional, com prazo máximo de resposta de até dois dias úteis. As dúvidas encaminhadas pelos docentes e suas respectivas respostas são sistematicamente registradas, revisadas e compiladas, compondo uma base de conhecimento acessível no website desenvolvido especificamente para esse fim.

O website está disponível no endereço bibliografiasccs.wordpress.com e foi elaborado como um repositório central de informações, orientações e materiais de apoio ao processo. Sua estrutura contempla as seguintes seções principais, acessíveis pelo menu na parte superior:

• a) Perguntas Frequentes: compilação das dúvidas levantadas por docentes ao longo do processo e respectivas respostas;

• b) Tutoriais para o professor: demonstrações sobre como preencher a planilha, checar o catálogo e as bases de dados da biblioteca;

• c) Tutoriais para o NDE: demonstração em vídeo das possibilidades de filtros e análises da planilha;

• d) Glossário dos campos da planilha: descreve o tipo de informação que deve ser informada em cada campo para que as análises sejam geradas automaticamente sem erros;

• e) Relatório de adequação bibliográfica: oferece um modelo do documento a ser elaborado, referendado e entregue pelo NDE para as comissões de avaliação, contendo informações sobre a biblioteca, sobre o processo de checagem das bibliografias e espaço para a lista final de títulos e de eventuais necessidades de aquisição. Visando evitar o retrabalho e contribuir para a produtividade do NDE, a biblioteca desenvolveu ainda uma ferramenta que, a partir da planilha original, gera as listas de bibliografias e aquisições em formato A4, prontas para serem anexadas ao referido relatório.

A construção das planilhas e do website de apoio representou a etapa final de estruturação teórica e instrumental do processo proposto pela biblioteca. A partir desse ponto, foi possível avançar para a fase de implementação prática, em que as soluções desenvolvidas foram aplicadas em cursos de graduação do CCS. Essa etapa permitiu não apenas avaliar a funcionalidade das ferramentas e do suporte oferecido, mas também identificar os impactos concretos na rotina dos envolvidos, as dificuldades encontradas e as lições aprendidas ao longo da execução. O próximo tópico apresenta, portanto, os resultados obtidos e as reflexões decorrentes da aplicação do processo em contexto real.

3.10. A implementação do processo

Com o intuito de validar a aplicabilidade e a pertinência do projeto e das ferramentas desenvolvidas, a equipe considerou essencial promover uma apresentação aberta a todos os atores previamente consultados nas etapas de diagnóstico e levantamento de requisitos. Para favorecer uma compreensão mais clara da operacionalização do processo, optou-se por uma demonstração concreta, baseada em versões quase definitivas tanto da planilha quanto do website, preservando, contudo, o caráter dialógico e colaborativo da iniciativa. Assim, foram elaboradas oito planilhas, uma para cada curso do CCS, contendo as bibliografias extraídas dos Projetos Pedagógicos de Curso disponíveis nos respectivos websites institucionais, já acompanhadas da checagem da quantidade de exemplares existentes e da verificação de disponibilidade em formato digital.

3.10.1 Operacionalização inicial pela equipe da biblioteca

Para a execução da etapa de checagem das bibliografias, os servidores e bolsistas vinculados à BIBLIOCCS, à época, compostos por quatro bibliotecários, quatro estagiárias e três técnicos-administrativos, participaram de um treinamento inicial síncrono, voltado à padronização dos procedimentos e ao uso das ferramentas desenvolvidas. Além disso, receberam os links de acesso às planilhas e os tutoriais em vídeo produzidos para orientação quanto ao correto preenchimento dos campos e ao uso dos recursos disponíveis, possibilitando consultas posteriores e garantindo maior autonomia no processo. As responsabilidades individuais de cada integrante foram explicitamente definidas e distribuídas nominalmente, com base em quatro etapas operacionais que orientaram o fluxo de trabalho da equipe:

• a) Planilhar: transcrever dados encontrados nos PPCs dos websites dos cursos para os campos da planilha;

• b) Checar catálogo: acessar o sistema da biblioteca, o Pergamum, para identificar e registrar na planilha a quantidade de exemplares físicos disponíveis cujo ano fosse igual ou superior ao informado no PPC;

• c) Checar bases de dados: acessar a plataforma de e-books da biblioteca para checar se cada título está disponível ou não em formato digital;

• d) Conferir/resolver observações: a planilha contém uma coluna chamada “Observações”, cujo objetivo inicial seria permitir aos docentes registrarem informações em formato mais livre que poderiam interessar ao NDE ou à biblioteca no momento de análise (por exemplo, livros digitais não são aceitos no laboratório de anatomia, sendo necessário adquirir livros físicos mesmo que a biblioteca ofereça acesso digital). Como nesta fase o trabalho não foi desenvolvido exclusivamente por bibliotecários ou docentes, a orientação foi que quaisquer dúvidas dos bolsistas e assistentes administrativos fossem registradas nesse campo, para solução posterior pelos bibliotecários.

Durante essa etapa, foram obtidos dados quantitativos relevantes que posteriormente subsidiaram a apresentação final do projeto. As bibliografias referentes aos oito cursos do Centro de Ciências da Saúde (CCS) totalizaram aproximadamente 4.800 títulos, distribuídos entre 425 disciplinas. Com base nos parâmetros mínimos estabelecidos pelo instrumento de avaliação do INEP/MEC (três títulos para a bibliografia básica e cinco títulos para a bibliografia complementar), a quantidade ideal de referências por disciplina, quando pedagogicamente viável, seria de oito títulos. A análise revelou que 38 disciplinas apresentavam 20 títulos ou mais, enquanto 79 disciplinas continham menos de oito títulos. Ainda assim, observou-se uma média geral de aproximadamente 12 títulos por disciplina, indicando que, de modo geral, os cursos mantêm um quantitativo de títulos um pouco acima do mínimo exigido.

Com base na média de títulos identificada, foi possível também estimar o tempo despendido pela equipe da BIBLIOCCS na execução das quatro etapas operacionais descritas anteriormente. O levantamento indicou que o processo de transcrição das referências para a planilha demandou, em média, 8 minutos por disciplina, enquanto a verificação dos exemplares físicos no sistema Pergamum consumiu aproximadamente 18 minutos. Já a checagem da disponibilidade de títulos digitais exigiu cerca de 9 minutos adicionais. Assim, o tempo total médio investido por disciplina foi de 35 minutos.

A partir desses dados, estabeleceu-se o pressuposto de que em 35 minutos um docente seria capaz de registrar o levantamento de uma disciplina que contenha 12 títulos e, supondose que esse docente fosse responsável por quatro disciplinas, seria teoricamente possível realizar a verificação da bibliografia de um curso inteiro em um intervalo próximo a 2 horas (considerando que todos os docentes preencham a planilha simultaneamente), partindo então para a resolução das inadequações quando necessário.

Na prática, contudo, essa estimativa mostrou-se pouco exequível, em razão das particularidades de cada curso, da diversidade das áreas de conhecimento e da disponibilidade variável dos docentes para a realização dessa tarefa, cujos horários raramente coincidem. Ainda assim, observou-se que a adoção da ferramenta proposta constituiu um avanço significativo em termos de eficiência e produtividade, sobretudo quando comparada aos métodos anteriormente utilizados, marcados por processos manuais, dispersão de informações e ausência de integração entre os agentes envolvidos.

3.10.2 Apresentação da proposta para NDEs, Coordenações de curso e gestores

Com base nos argumentos e diagnósticos obtidos nas etapas anteriores, foi elaborada uma apresentação em Powerpoint destinada a consolidar o entendimento dos participantes sobre o funcionamento da planilha e do website, além de estabelecer diretrizes para a adoção efetiva das ferramentas. Nessa apresentação, foram elencados alguns princípios orientadores fundamentais para o êxito do processo.

Em primeiro lugar, propôs-se que a planilha fosse compreendida como uma ferramenta de gestão e transparência contínua, devendo ser utilizada de forma sistemática e não apenas em períodos próximos às avaliações do MEC. Em segundo lugar, ressaltou-se que a implantação do novo modelo implicaria uma mudança de cultura institucional, sujeita a equívocos iniciais que, entretanto, seriam corrigidos de forma colaborativa, com benefícios significativos no médio prazo. Em terceiro lugar, argumentou-se que a planilha deveria constituir o único meio oficial de registro e comunicação sobre as bibliografias, exclusivamente em sua versão online, eliminando o uso de e-mails e documentos paralelos.

Ademais, definiu-se que as solicitações de aquisição de obras passariam a ocorrer com base nas análises registradas na planilha, mediante interlocução entre o NDE e a biblioteca, de modo a evitar pedidos individuais e desconexos dos PPCs. A planilha passaria, ainda, a ser a fonte primária de dados para a geração de todos os documentos institucionais relacionados às bibliografias, como relatórios de adequação, planos de disciplina e PPCs, cabendo à direção do CCS formalizar os acordos e procedimentos decorrentes dessa nova proposta.

Em suma, a apresentação buscou construir o argumento de que, na concepção da biblioteca, a adesão à nova proposta possibilitaria uma visão imediata da situação das bibliografias, apoiaria melhor a tomada de decisão quanto às modalidades de aquisição, ampliaria a previsibilidade do conceito MEC, aprimoraria a gestão do acervo, reduziria o retrabalho e ampliaria a transparência das informações, facilitaria identificar aquisições necessárias e estimativas de custo, economizaria tempo de coordenadores e representantes de departamento e traria visão imediata das pendências e contato fácil com os responsáveis por elas.

Como etapa final, a apresentação foi conduzida em reuniões presenciais com as direções do SIB e do CCS, com Coordenadores de Curso, com presidentes dos NDEs, com representantes dos Departamentos junto à biblioteca e com a Secretaria de Avaliação Institucional. Essas reuniões foram realizadas em momentos diversos, para apreciação dos múltiplos atores envolvidos no processo.

Apesar da solicitação de pequenos ajustes, não houve posicionamento contrário à adesão ao processo proposto. O quadro 2 resume o que foi acordado:

Quadro 2
Proposta de atribuição de responsabilidades

O que	Quem	Quando
Oficializar acordos	Direção de Centro	Conforme disponibilidade
Indicação dos títulos, quantidades, preços e disponibilidade online na planilha do Curso	Docente responsável pela disciplina	Durante elaboração de novo PPC ou após alterações
Avaliação e atualização/alteração das informações na planilha do Curso	NDE	Após receber dados do docente
Desenvolver planilhas (uma para cada curso e respectivos PPCs) e controlar seus acessos, manter website atualizado, acompanhar mudanças na legislação, atuar junto aos atores responsáveis pela aquisição, dar feedback aos Cursos, oferecer suporte em todas as etapas	BIBLIOCCS	Quando demandado ou sempre que houver atualizações
Aquisição, conforme disponibilidade de verba	Biblioteca Central	Quando demandado ou em cronograma a definir

3.10.3 Adoção da proposta pelos cursos, dificuldades, potencialidades e próximos passos

A implementação da proposta de gestão bibliográfica foi iniciada com a disponibilização de instrumentos de trabalho (links para planilhas) para os cursos do CCS. Observou-se uma adesão inicial por cinco dos oito cursos, os quais estabeleceram um canal de comunicação contínuo com a biblioteca, apresentando o mapeamento bibliográfico concluído ou em fase final de conclusão. Os três cursos restantes, justificando a não priorização da atividade em razão da ausência de avaliações in loco iminentes ou de processos de reformulação de seus PPCs, manifestaram a intenção de retomar o contato em momento futuro.

Um dado significativo do processo foi a preferência majoritária dos cursos por receber um instrumento em branco, em detrimento da utilização da checagem preliminar executada pela biblioteca. Esta opção foi fundamentada na necessidade de elaboração de novos PPCs, que demandariam substanciais alterações na composição disciplinar e, consequentemente, na bibliografia correspondente. Registrou-se, ainda, a adoção de distintas estratégias pelos cursos para o preenchimento do instrumento, incluindo a delegação da tarefa a discentes bolsistas ou mesmo a terceirização remunerada do serviço. Cabe ressaltar que, independentemente do método empregado, a etapa final de validação dos dados é realizada de forma colaborativa entre o NDE e a equipe da biblioteca.

Com base na experiência piloto, estabeleceu-se um protocolo padrão para a disponibilização das planilhas, o qual limita a oito o número de linhas por disciplina (três para bibliografia básica e cinco para complementar), com bloqueio para inserção de novas linhas. A eventual necessidade de acréscimo de títulos exige contato prévio do docente com o NDE, procedimento este que visa fomentar o diálogo crítico sobre a pertinência das novas aquisições antes de sua formalização, promovendo assim um processo mais racional e criterioso.

Paralelamente ao fornecimento de tutoriais em formato digital, a biblioteca foi convidada a participar de reuniões pedagógicas de alguns cursos para demonstrar o processo relatado neste projeto, bem como o uso do catálogo e das bases de livros digitais. Esse contato presencial revelou-se uma oportunidade estratégica para a divulgação de outros recursos e serviços oferecidos pela biblioteca, tais como capacitações presenciais e remotas e o canal de divulgação de dicas e avisos por Whatsapp. Esta iniciativa foi percebida como um ponto positivo, contribuindo para o estreitamento da relação entre a biblioteca e o corpo docente.

A reconfiguração do processo de verificação das bibliografias, que devolveu aos docentes a responsabilidade primária pela checagem da disponibilidade física e digital dos exemplares e eliminou o envio de listas avulsas de aquisição, resultou em um ganho significativo de eficiência. Verificou-se uma redução do retrabalho anteriormente despendido pela biblioteca na triagem de solicitações que incluíam títulos já existentes no acervo.

Em virtude dos resultados positivos, a direção do SIB-UFES determinou a apresentação da metodologia para outras bibliotecárias do sistema, visando sua replicabilidade em outros Centros. A partir de então, com base em informações da Secretaria de Avaliação Institucional, foram geradas 41 planilhas adicionais para cursos com avaliações programadas.

Dificuldades identificadas

Duas principais dificuldades foram identificadas. A primeira refere-se à alta rotatividade dos docentes que compõem os NDEs e dos representantes de departamentos junto à biblioteca. Nessas transições, observou-se uma descontinuidade na transferência de informações sobre os procedimentos de adequação bibliográfica, mesmo entre sucessores na presidência do NDE. Para mitigar este risco, a biblioteca mantém um documento centralizado com o histórico de interações e links das planilhas. A segunda dificuldade, de menor impacto, foi a ocasional omissão de preenchimento da planilha por parte de alguns docentes. Contudo, a arquitetura do instrumento, com indicadores visuais para as omissões, permite a rápida identificação e a cobrança pontual junto aos responsáveis.

Potencialidades e Reconhecimento

Contrariando uma expectativa inicial da equipe da BIBLIOCCS de possíveis resistências devido à ressignificação de papéis (a checagem bibliográfica, embora não prevista em norma, era historicamente percebida como atribuição da biblioteca), a experiência foi amplamente validada pelos cursos. A biblioteca foi reiteradamente mencionada como parceira estratégica em um processo reconhecidamente complexo. Um dos coordenadores de curso, avaliador do MEC, sugeriu que a planilha fosse patenteada. A presidência de um dos NDEs convidou a biblioteca para trabalhar na elaboração de um processo similar, mas aplicado à coleta de dados para o preenchimento da Plataforma Sucupira com vistas à avaliação do Programa de Pós-graduação do curso.

Como principais resultados positivos, é possível elencar: a ampliação da visibilidade da biblioteca como agente proativo nos processos de avaliação institucional; o consequente aumento do seu valor percebido; o fortalecimento dos vínculos com os NDEs e cursos; a expansão do escopo de aplicação da solução para além do CCS; a racionalização das demandas de aquisição; e o estabelecimento de uma previsibilidade parcial quanto aos impactos financeiros e nos indicadores de avaliação do MEC relativos à bibliografia.

Próximos Passos e Perspectivas Futuras

Encontra-se em fase de desenvolvimento um dashboard unificado e automatizado para consolidação das informações bibliográficas dos oito cursos do CCS. A existência de um núcleo comum de disciplinas entre os cursos do Centro justifica a iniciativa, que visa proporcionar um panorama mais amplo. Este painel permitirá análises avançadas, como o custo individual por curso, a identificação de títulos recorrentes sem acesso digital, e o cálculo do valor agregado das assinaturas de bases de dados. A plena eficácia desta ferramenta, porém, está condicionada ao preenchimento integral e simultâneo das planilhas individuais por todos os cursos, um desafio diante das particularidades de cada um. Não obstante, a simples possibilidade de visualizar, de forma instantânea, o panorama bibliográfico do Centro e suas eventuais lacunas é considerada uma perspectiva extremamente promissora para a gestão acadêmica e de acervos.

Além disso, o conteúdo do website está em processo de migração para uma plataforma institucional, pertencente ao SIB-UFES, uma vez que o projeto foi validado e expandido para além da BIBLIOCCS.

5 CONCLUSÃO

Considera-se que o objetivo proposto no desenvolvimento deste trabalho foi plenamente atendido, uma vez que o instrumento foi amplamente adotado na instituição, proporcionou agilidade e, em grande medida, automatização de processos, bem como aproximação entre a biblioteca e a comunidade acadêmica envolvida no processo de avaliação.

A experiência aqui relatada configura-se como uma iniciativa concreta na direção da gestão participativa de acervos, tal como recomendado por Sousa (2018). Além disso, a capacidade de automação inerente ao processo proposto representa um avanço em relação ao checklist proposto por Moro (2022), conferindo maior eficiência e escalabilidade.

Observa-se que o instrumento de avaliação do INEP/MEC, em sua versão mais recente, privilegia uma abordagem mais qualitativa e subjetiva em relação às bibliografias, em contraste com versões anteriores. Embora esta perspectiva seja valiosa, parâmetros quantitativos e informações objetivas permanecem indispensáveis para uma gestão eficiente do acervo, especialmente em contextos que envolvem múltiplos atores e interesses, por vezes conflitantes. Neste cenário, a solução proposta demonstrou fornecer um suporte significativo e ganho de produtividade e transparência.

Cumpre salientar uma lacuna identificada nos marcos regulatórios: ainda que a biblioteca seja convocada a participar dos processos avaliativos, o bibliotecário ou a unidade de informação não são explicitamente mencionados no "Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação Presencial e à Distância" do INEP/MEC. A biblioteca e as bibliografias são comumente enquadradas como questões de infraestrutura, o que parece não refletir uma compreensão integral do seu papel estratégico no complexo ambiente educacional universitário. Não obstante a ausência de assento formal no NDE, este trabalho demonstra que a biblioteca pode assumir um papel proativo, desenvolvendo e propondo instrumentos e processos de apoio que subsidiem diretamente a avaliação.

Um dos desafios persistentes identificados na presente experiência reside na dificuldade de manter a atualização das planilhas como uma atividade constante, não realizada apenas na proximidade das avaliações ou das reformulações de PPC. Para que a ferramenta transcenda sua função de mero subsídio para relatórios e se consolide como um instrumento dinâmico de gestão de acervo, seria necessário que todas as alterações bibliográficas nos planos de ensino fossem registradas imediatamente, uma prática ainda não plenamente institucionalizada.

A despeito de acordos formalizados, a rotatividade natural das equipes docentes demanda um reforço contínuo da comunicação por parte da biblioteca para consolidar os acordos estabelecidos. A adesão integral por todos os cursos permanece um desafio. Contudo, é válido notar que os cursos que optam por não aderir ao processo pactuado, eximem tacitamente a biblioteca de responsabilidades por eventuais inadequações bibliográficas, uma vez que uma solução formal foi disponibilizada e aprovada coletivamente. Por outro lado, a adesão ao processo permite identificar com clareza eventuais falhas de comunicação, direcionando a busca por soluções em conjunto com os atores responsáveis.

Ressalta-se que o contexto operacional da BIBLIOCCS, no qual a biblioteca atua predominantemente como facilitadora e apoiadora do preenchimento realizado pelos cursos, pode não ser replicável em todas as instituições. Ainda assim, para bibliotecas que ainda executam a checagem integral do acervo, as ferramentas aqui descritas permanecem bastante úteis, seja para identificar e sugerir adequações aos docentes, seja para elaborar diagnósticos para os gestores.

Cumpre ressaltar ainda que a solução apresentada neste relato possui potencial de aplicação em contextos diversos: com esforço relativamente pequeno o projeto pode ser ajustado, por exemplo, para a gestão de acervos de bibliotecas escolares ou para atender às demandas específicas de programas de pós-graduação. Considera-se que o aspecto mais significativo, no entanto, transcende a ferramenta em si, residindo no estabelecimento de diálogos com a comunidade atendida, fomentando relações mutuamente benéficas e oferecendo suporte ágil e assertivo. Uma proposta de processo construída a partir da visão integrada da comunidade acadêmica é fundamental para o sucesso da iniciativa, conferindo à biblioteca o protagonismo estratégico que lhe é devido nestas questões.

• 1
  Disponível em: https://doi.org/10.5281/zenodo.17360156
• 2
  Disponível em: bibliografiasccs.wordpress.com
• Artigo submetido ao sistema de similaridade
• Financiamento:
  Não aplicável.
• Aprovação ética:
  Não aplicável.
• Declaração de IA:
  Os autores mencionam na metodologia o uso de ferramentas de IA (ChatGPT e DeepSeek) com a única finalidade de revisão de partes do texto quanto à concisão, clareza e correção ortográfica e gramatical.
• Imagem:
  Extraída da Plataforma Lattes.
• JITA:
  DD. Academic libraries

Reconhecimentos:

Não aplicável.

Disponibilidade de dados e material:

https://zenodo.org/records/17360156

REFERÊNCIAS

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• Editor:
  Gildenir Carolino Santos https://orcid.org/0000-0002-4375-6815

Datas de Publicação

• Publicação nesta coleção
  07 Ago 2026
• Data do Fascículo
  2026

Histórico

• Recebido
  22 Set 2025
• Aceito
  03 Out 2025
• Publicado
  30 Mar 2026